Koszty noclegu w podróży służbowej są limitowane

Data: 05-08-2013 r.

Wprawdzie pracodawca ma prawo dowolnie ustalić zasady zwrotu kosztów podróży służbowej, jednak bardziej opłaca się mu stosować zasady wynikające z obowiązujących przepisów. Jeśli jednak zdecyduje się na ustalanie własnych zasad zwrotu kosztów podróży, to powinny być one określone w polityce rachunkowości, regulaminie wynagradzania, umowie o pracę lub innym dokumencie wewnętrznym firmy.

Artykuł 77[5] § 1 Kodeksu pracy określa, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Dotyczy to nie tylko nie tylko diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, lecz także zwrotu kosztów noclegów.

Firmowe zasady rozliczeń

 

Obowiązujące, w danej firmie, zakładowe regulacje nie mogą ustalać limitów zwrotu kosztów noclegu czy ryczałtu w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Jeżeli kwota zwrotu kosztów podróży wynikająca z zasad ustalonych w firmie będzie wyższa, niż wynikałaby z zasad określonych dla sfery budżetowej (np. wyższa dieta lub stawka za km), nadwyżka należy oskładkować i opodatkować. W sytuacji, gdy pracodawca nie ustali odrębnych zasad, automatycznie jest zobowiązany do przestrzegania zasad określonych w rozporządzeniu dotyczącym pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej.

Nocleg wyłącznie w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie

Pracownik, którego czas podróży obejmuje porę nocną (a konkretnie 8 godzin między 21.00 a 7.00), musi mieć możliwość odpoczynku. W związku z powyższym zasadą jest, iż pracodawca powinien zapewnić mu nocleg. Pracownikowi wysłanemu w podróż służbową na terenie kraju przysługuje zwrot jego kosztów. Ważne jest, aby nocleg odbywał się w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie. Obiektem takim nie są zatem prywatne kwatery czy inne miejsca, które nie świadczą profesjonalnych usług hotelarskich. Za nocleg w takim obiekcie, pracownikowi nie będzie przysługiwał zwrot kosztów, a jedynie ryczałt.

Podwładny może otrzymać zwrot kosztów noclegu, jeśli przedstawi odpowiedni dowód dokumentujący skorzystanie z usługi hotelowej. Może nim być wyłącznie faktura lub rachunek dołączony do delegacji.

Przykład:

W trakcie krajowej podróży służbowej pracownicy firmy ABC wynajmują pokoje w prywatnych kwaterach. Nie mają więc prawa do otrzymania zwrotu kosztów noclegu, ponieważ nie może udokumentować ich rachunkiem wystawionym przez obiekt świadczący usługi hotelarskie (kwatery prywatne nie są obiektem świadczącym usługi hotelarskie). Jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku, ma prawo do otrzymania ryczałtu za nocleg. Dla pracownika ryczałt taki będzie stanowił przychód zwolniony od opodatkowania, a dla firmy będzie on kosztem uzyskania przychodów.

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Oskładkowanie umów cywilnoprawnych – 11 odpowiedzi na pytania

pobierz

Okres zasiłkowy

pobierz

Jak rozliczać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2017 roku

pobierz

Dokumenty ubezpieczeniowe – 8 odpowiedzi na pytania

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 32667 )
Array ( [docId] => 32667 )