Koszty wyjazdu szkoleniowego można rozliczyć jak podróż służbową

Data: 22-05-2013 r.

Między wyjazdem służbowym i szkoleniowym istnieje tak wiele różnic, że należy uznać, że są to dwa różne (odrębne) rodzaje wyjazdów pracowniczych.Pracodawca nie musi, ale może dokonać zwrotu wydatków związanych z podróżą szkoleniową. Przy ich rozliczaniu ma prawo zastosować zasady przewidziane dla podróży służbowych.

To, że pracodawca nie ma obowiązku rozliczania kosztów podróży szkoleniowej wynika z treści art. 103[3] ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, zwanej dalej kp.

Zgodnie z tym przepisem pracodawca może (a może to nie znaczy musi) przyznać dodatkowe świadczenia - np. pokryć koszty nauki, dojazdu, zakwaterowania, wyżywienia - katalog świadczeń ma jedynie charakter przykładowy.

Nie oznacza to zakazu wystawiania delegacji. Mimo, że wyjazd ma inny charakter, jest innego typu, wcale nie znaczy, że trzeba go rozliczać inaczej. Można zwrócić pracownikowi koszty tak jak za podróż służbową.

Wystawienie delegacji na szkolenie wywołuje dwa podstawowe skutki. Po pierwsze świadczy o inicjatywie lub zgodzie pracodawcy, a to powoduje, że pracownikowi należy się chociażby odpłatne zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, żeby móc uczestniczyć w zajęciach.

Po drugie oznacza prawo pracownika do świadczeń dodatkowych w rozumieniu art. 103[3] k.p. w postaci rozliczenia podróży na zasadach przewidzianych dla podróży służbowej.

Warto dodać, iż w przypadku podróży szkoleniowej nie obowiązują zwolnienia podatkowo ubezpieczeniowe przewidziane dla delegacji - odpowiednio art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej ustawą o PIT oraz § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanego dalej rozporządzeniem składkowym. Zamiast nich znajdują zastosowanie znacznie bardziej korzystne (bo nielimitowane) zwolnienia odpowiednio z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT i § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia składkowego.

Podstawa prawna:

art. 103[3] ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
art. 21 ust. 1 pkt 16, pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
§ 2 ust. 1 pkt 15, pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.),
rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Paweł Ziółkowski, specjalista w zakresie prawa pracy i podatków

Zobacz także:

Tagi: szkolenia pracownicze, podróż służbowa