Odpowiednia do zapewnionego w podróży posiłku część diety jest nienależna. Oznacza to, że pracodawca nie tyle może co musi dokonać stosownego pomniejszenia diety.
Przykład: pracownik pojechał w delegacje krajową, podczas której w ramach noclegów w hotelu miał zapewnione śniadania. Wypłacając mu pełne kwoty diet (bez pomniejszenia o 25%) pracodawca naraża się na negatywne skutki:
- podatkowo-składkowe – świadczenia z tytułu podróży służbowych są wolne od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składek ZUS tylko do wysokości ustalonej na podstawie przepisów,
- w postaci potencjalnej odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w jednostkach sfery budżetowej.
Dokonujący zaś rozliczenia pracownik księgowości może ponosić wobec pracodawcy odpowiedzialność porządkowo-dyscyplinarną za niedołożenie należytej staranności przy analizie złożonego przez pracownika rozliczenia delegacji.
Przykład: pracownik przedstawił pracodawcy rozliczenie podróży krajowej, w którym nie poinformował o zapewnionym w cenach noclegów wyżywieniu. Otrzymał pełne kwoty diet za 10 dób spędzonych w delegacji. Pracodawca dokonał jednak wyrywkowej weryfikacji składanych przez pracownika rozliczeń. Uzyskał w hotelu informację o zapewnianiu śniadań w cenie wynajmu pokoju. Nie było uzasadnione uznanie, że pracownik nie miał możliwości korzystania ze śniadań (np. z powodu codziennych bardzo wczesnych porannych wyjazdów z hotelu). W tym przypadku pracownik otrzymał nienależne świadczenie w kwocie 75 zł (10 x 25% z 30 zł).