Zwrot kosztów używania prywatnych pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Pracodawca wypłaca ryczałt na podstawie oświadczenia składanego co miesiąc przez pracownika, które powinno zawierać dane dotyczące pojazdu, tj.:
- pojemność silnika,
- marka,
- numer rejestracyjny.
- choroby,
- urlopu,
- podróży służbowej lub innej nieobecności, a także
- ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Kwotę ustalonego ryczałtu samochodowego zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w pracy z powodu choroby, urlopu wypoczynkowego, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.