Zleceniobiorca może skorzystać z kilometrówki

Data: 24-05-2013 r.

Świadczenia z tytułu podróży zleceniobiorców są wolne od podatku oraz składek ZUS, jeśli nie przekroczą kwot obliczonych na podstawie urzędowej stawki za 1 km przebiegu i podatnik prowadzi ewidencję przejazdów. Zwrot kosztów podróży, jego forma, wysokość, powinny być jednak częścią umowy zlecenia.

W przypadku zleceniobiorców nie ma określenia „podróż służbowa” jak dla pracowników. Nie ma tu więc jakiegoś rozgraniczenia na jazdy lokalne i zamiejscowe np. poza siedzibę zleceniodawcy. Zwrot kosztów podróży dokonywany na podstawie umowy zlecenia jest zwolniony ze składek ZUS, ale do wysokości obliczonej przy użyciu stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynikającej z rozporządzenia z 25 marca 2002 r.

Zwolnienia ze składek wymienione w rozporządzeniu z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dotyczą również zleceniobiorców. Świadczenia za używanie przez zleceniobiorcę prywatnego samochodu dla potrzeb wykonania zlecenia – obojętnie czy w jazdach lokalnych czy na szerszym terenie – są przychodem z działalności wykonywanej osobiście.

Zwrot kosztów używania pojazdu w podróży przez zleceniobiorcę jest przychodem do celów podatkowych. Można jednak skorzystać ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z podatku dochodowego wolne są bowiem należności wypłacone zleceniobiorcom z tytułu podróży odbytej w celu uzyskania przychodu, pod warunkiem że nie zostały one zaliczone przez zleceniobiorcę do swoich kosztów uzyskania przychodów. Zwolnienie stosuje się do wysokości należności przysługujących pracownikom sfery budżetowej, czyli znowu z zastosowaniem odgórnej stawki za kilometr przebiegu.

Przykład:

Zleceniobiorca otrzymał w marcu wynagrodzenie za świadczone usługi w kwocie 1.400 zł oraz 157,13 zł jako zwrot kosztów używania własnego pojazdu w podróżach odbywanych w celu wykonywania pracy. Należność wynika z umowy zlecenia i jest obliczana według kilometrówki. Zleceniodawca stosuje stawkę za 1 km wynikającą z rozporządzenia z 25 marca 2002 r. W marcu zleceniobiorca przejechał 188 km. Zleceniobiorca podlega obowiązkowo tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zleceniodawca jako płatnik musi więc ustalić i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy oraz składkę zdrowotną tylko od kwoty wynagrodzenia. Wyliczenia są następujące:

1.400 zł – podstawa wymiaru składki zdrowotnej,
1.400 zł × 9% = 126 zł – składka zdrowotna podlegająca wpłacie do ZUS,
1.400 zł × 7,75% = 108,50 zł – składka zdrowotna podlegająca odliczeniu od podatku,
1.400 zł × 20% = 280 zł – koszty uzyskania przychodów,
1.400 zł – 280 zł = 1.120 zł – podstawa opodatkowania,
1.120 zł × 18% = 201,60 zł – zaliczka na podatek dochodowy,
201,60 zł – 108,50 zł = 93,10 zł; po zaokrągleniu 93 zł – zaliczka podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego.

Do wypłaty: (1.400 zł + 157,13 zł) – (126 zł + 93 zł) = 1.338,13 zł.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
§ 2 ust. 1 pkt 13, § 5 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).
§ 3 ust. 3, par. 3 ust. 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a i b, art. 21 ust. 1 pkt 23b, ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Izabela Nowacka, specjalista z zakresu płac

Zobacz także:

Tagi: podróż służbowa, kilometrówka, umowa zlecenie