Wolne od składek na ZUS są tylko te nagrody jubileuszowe, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat. Natomiast nagrody jubileuszowe wypłacane częściej niż co 5 lat powinny być uwzględnione w podstawie wymiaru składek na ZUS.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych, z wyjątkiem m.in. przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Z tego wynika, że wolne od składek są nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat. Oznacza to jednocześnie, że te nagrody jubileuszowe, które przysługują pracownikom częściej niż co 5 lat, uwzględnia się w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika.
Jeżeli płatnik składek zgodnie z obowiązującym u niego regulaminem wynagradzania wypłaca nagrody jubileuszowe częściej niż co 5 lat, należy uwzględnić je w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, chyba że zachodzi jeden z wyjątkowych przypadków.
Wykładnia ZUS i Departamentu Ubezpieczeń Społecznych resortu pracy wskazuje, że istnieją przypadki, w których nie trzeba odprowadzać składek, nawet jeśli wypłata nastąpiła szybciej. Dzieje się tak wtedy, gdy:
- pracodawca wypłacił nagrodę w terminie krótszym niż 5 lat, ponieważ zmienił wewnętrzne przepisy dotyczące przyznawania nagród jubileuszowych (oczywiście zarówno nowe, jak i stare przepisy muszą przewidywać przyznawanie nagrody nie częściej niż co 5 lat);
- pracownik nabył prawo do nagrody w okresie krótszym niż 5 lat od nabycia poprzedniej nagrody, ponieważ w czasie 5-letniego okresu oczekiwania na nagrodę wyższego stopnia przedstawił dokumenty potwierdzające dłuższy staż pracy, który wcześniej nie był uwzględniony przy ustalaniu prawa do nagrody;
- pracodawca wypłacił nagrodę w dniu rozwiązania stosunku pracy pracownikowi, któremu do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej z tytułu upływu kolejnych 5 lat brakowało mniej niż 12 miesięcy, a rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło w związku z przejściem na emeryturę lub rentę inwalidzką;
- pracodawca wypłacił nagrodę w dniu rozwiązania stosunku pracy pracownikowi, któremu do osiągnięcia nagrody po upływie kolejnych 5 lat brakuje mniej niż 12 miesięcy i przechodzi on na świadczenie przedemerytalne, a możliwość wypłaty nagrody w takiej sytuacji przewidują przepisy wewnątrzzakładowe, np. układ zbiorowy pracy.
