Udział pracownika w kosztach wynajmu mieszkania a zwolnienie ze składek

Pracodawca, odpowiednio tworząc lub modyfikując swoje przepisy płacowe, może od niektórych przychodów, jakie otrzymują pracownicy, nie opłacać składek. Tak wynika z  interpretacji indywidualnej ZUS z 11 czerwca 2014 r. (WPI/20000/43/633/2014).

Wnioskodawca zajmuje się świadczeniem usług informatycznych na rynku międzynarodowym. Wiążą się z tym częste, nie przekraczające 90 dni, podróże służbowe za granicę oraz w przypadku kilku pracowników oddelegowanie za granicę na kilka lat. W celu niwelowania skutków rozłąki z rodziną firma postanowiła pracownikom wyjeżdżającym w podróż służbową finansować wyjazdy ich rodzin wraz z nimi za granicę, zarówno w zakresie opłacania kosztów przelotu do i z miejsca delegacji, jak również kosztów zakwaterowania w hotelu. Natomiast pracownicy oddelegowani na kilka lat mają zagwarantowany wynajem mieszkania, w którym mieszkają wraz z rodziną, na koszt pracodawcy do wysokości rachunków lub otrzymują stały dodatek mieszkaniowy. Spółka chciałaby zagwarantować w regulaminie wynagradzania, że każdorazowy wyjazd rodziny pracownika wraz z nim w delegację zagraniczną będzie finansowany przez pracodawcę, a pracownik będzie partycypował w tych kosztach, zgadzając się na dobrowolne potrącenie z wynagrodzenia umówionej kwoty. Stosowne oświadczenie o współfinansowaniu przez pracownika będzie każdorazowo składane do akt. Natomiast pracownicy oddelegowani będą składali jednorazowe oświadczenie – zgodę na comiesięczne potrącenie z wynagrodzenia kwoty partycypacji w kosztach wynajmu mieszkania.

Przedsiębiorca wystąpił z zapytaniem, czy tego rodzaju świadczenia są zwolnione od składek.

Stosownie do art.18 ust.1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jaki uzyskuje pracownik, wykonując pracę, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas choroby oraz zasiłków. Do ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób.

Składki na ubezpieczenia społeczne (oraz w konsekwencji na ubezpieczenie zdrowotne) nie są również opłacane od przychodów wymienionych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek, zwanego rozporządzeniem składkowym. Na podstawie §2 pkt.26 tego rozporządzenia z podstawy wymiaru składek wyłączone są korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagrodzeniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenie niższej niż detaliczna niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

Przedsiębiorca, opisując rozpatrywane zdarzenie, wskazał, że postanowił finansować pracownikom wyjeżdżającym w podróż służbową koszty biletu lotniczego oraz koszty zakwaterowania w hotelu jego rodziny. Jednocześnie wnioskodawca stwierdził, że pracownik będzie partycypował w tych kosztach, zgadzając się dobrowolnie na potrącenie z wynagrodzenia umówionej kwoty. Z opisu przedstawionego zdarzenia nie wynika, aby wnioskodawca na własny rachunek i we własnym imieniu nabywał bilety lotnicze i usługę hotelową i następnie odsprzedawał te świadczenia swoim pracownikom. Z tych powodów ZUS w wydanej interpretacji uznał, że w stanie faktycznym, jaki przedstawił wnioskodawca, pracownicy uzyskują przychody, od których powinny być naliczane składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, gdyż przedsiębiorca nie spełnił warunków określonych rozporządzeniu składkowym.

Wydana przez ZUS decyzja pokazuje, jak ważne jest posługiwanie się precyzyjnymi zapisami. Pracodawca, odpowiednio tworząc lub modyfikując swoje przepisy płacowe, może od niektórych przychodów, jakie otrzymują pracownicy, nie opłacać składek.

Przepis §2 pkt.26 rozporządzenia składkowego może zostać zastosowany, gdy przedsiębiorca udostępnia pracownikom określone artykułu przedmioty lub usługi, które są związane z przedmiotem prowadzonej przez niego działalności, jak i gdy sam nabywa określone świadczenia, a następnie świadczenia te udostępnia swoim pracownikom. Czyli jeśli na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących w danej firmie mogą oni nabyć te świadczenia za cenę niższą niż koszt, jaki poniósł pracodawca.