ZUS może zakwestionować wysokość ekwiwalentu pieniężnego

Data: 07-01-2016 r.

Ekwiwalenty przysługujące pracownikom na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów generalnie nie wchodzą do podstawy wymiaru składek. ZUS może jednak nakazać oskładkowanie części wypłaconego ekwiwalentu, jeśli uzna, że jego wysokość została ustalona na zbyt wysokim poziomie. Rozporządzenie składkowe co prawda nie określa kwoty zwolnionej ze składek do ZUS, ale pracodawca, ustalając wysokość ekwiwalentu, powinien uwzględnić ceny rynkowe oraz okres użytkowania.

Przykład:

W naszej firmie pracownikom zatrudnionym na stanowisku sprzątaczek przysługuje fartuch ochronny oraz rękawiczki. W przypadku fartucha przyjęty okres użytkowania wynosi 12 miesięcy, a w przypadku rękawiczek 3 miesiące. Sprzątaczki nie otrzymują jednak odzieży w naturze, a ekwiwalent pieniężny w wysokości 20 zł miesięcznie za rękawiczki oraz 50 zł miesięcznie za fartuch. Kwoty te wyłączone są w całości z podstawy wymiaru składek. Podczas kontroli ZUS ustalił, że cena rynkowa identycznych rękawiczek wynosi 10 zł, a fartucha 40 zł. W zaleceniach pokontrolnych ZUS uznał, że kwota ekwiwalentu została ustalona na zbyt wysokim poziomie i nakaże jej urealnienie. Czy postępowanie ZUS było uzasadnione?

Rozporządzenie składkowe co prawda nie określa kwoty zwolnionej z oskładkowania, ale pracodawca, ustalając wysokość ekwiwalentu, powinien uwzględnić ceny rynkowe oraz okres użytkowania. Pracownik powinien otrzymać taką kwotę, aby po upływie okresu użytkowania mógł kupić za nie nową odzież albo obuwie. W tym przypadku łączny ekwiwalent za fartuch wypłacony w całym okresie użytkowania wyniesie 480 zł, a cena nowego fartucha wynosi 40 zł. Podobna dysproporcja występuje w przypadku rękawiczek ochronnych.

Pracodawcy powinni zapewnić pracownikom nieodpłatnie odzież i obuwie robocze. Mogą jednak ustalić stanowiska, na których dopuszczalne jest używanie przez pracowników – za ich zgodą – własnej odzieży i obuwia roboczego. W takiej sytuacji, zamiast bezpłatnej odzieży i obuwia, pracownik otrzymuje stosowny ekwiwalent pieniężny, którego wysokość powinna odpowiadać aktualnym cenom oraz uwzględniać okres używalności. Co ważne, przyznany ekwiwalent powinien trafić do pracownika przed upływem okresu użytkowania danej rzeczy, tak, aby ten mógł nabyć nową odzież albo obuwie przed tym terminem.

Możliwość zastąpienia świadczenia rzeczowego (odzieży i obuwia roboczego) ekwiwalentem nie obejmuje stanowisk, na których wykonywane są prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia środkami chemicznymi, promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracownika prywatnej odzieży i obuwia roboczego wyłączony jest z podstawy wymiaru składek. Kwoty ustalone przez pracodawcę będą jednak podlegać weryfikacji przez ZUS.

Podstawa prawna:

art. 237⁷ § 4, art. 237⁹ § 2 art. 237¹⁰ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),
§ 2 ust. 1 pkt 6, § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Bogdan Majkowski, specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych

Zobacz także:

Tagi: ekwiwalent pieniężny, kontrola zus