Specjalista do spraw kadr i płac (kadrowiec) to wykwalifikowana osoba, która prowadzi sprawy pracownicze w zakładzie pracy, rozlicza wynagrodzenia, prowadzi dokumentację pracowniczą itp. W mniejszych firmach kadrowiec i pracownik odpowiedzialny za rozliczanie wynagrodzeń to zazwyczaj jedna i ta sama osoba.
Status kadrowca w zakładzie pracy można ukształtować na dwa sposoby:
- kadrowiec może dokonywać wszystkich lub określonych czynności z zakresu prawa pracy, przy czym podejmowanie decyzji w tych sprawach jest zastrzeżone dla pracodawcy bądź dla organu (osoby) zarządzającego jednostką organizacyjną albo innej wyznaczonej do tego osoby;
kadrowiec może dokonywać za pracodawcę czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i jednocześnie być uprawniony do podejmowania decyzji w tych sprawach.
W przypadku gdy kadrowiec wykonuje czynności w sprawach z obszaru prawa
pracy, ale podejmowanie decyzji należy do innego organu (bądź innej
osoby), zakres jego obowiązków powinien być określony w umowie o pracę i regulaminie pracy. Natomiast
w sytuacji gdy kadrowiec ma dokonywać w imieniu pracodawcy czynności w
sprawach z zakresu prawa pracy i podejmować decyzje w tym obszarze, to uprawnienia takie powinny wynikać z umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej (zazwyczaj umowy zlecenia) lub udzielonego kadrowcowi pełnomocnictwa.
Z dokumentów tych musi wyraźnie wynikać, że kadrowa jest osobą
wyznaczoną do dokonywania w imieniu pracodawcy czynności w sprawach z
zakresu prawa pracy w rozumieniu art. 3[1] kp.
Sposób ukształtowania statusu kadrowca decyduje o tym, jaki będzie zakres jego odpowiedzialności.
Przykład:
Pracodawca zawarł umowę z kadrowcem, z której wynika, że do jego obowiązków należy prowadzenie spraw pracowniczych, w szczególności: sporządzanie dokumentacji pracowniczej i prowadzenie akt osobowych pracowników, ustalanie prawa do uprawnień i świadczeń pracowniczych, a także prowadzenie list płac pracowników. Z obowiązującego w zakładzie pracy regulaminu pracy wynika natomiast, że we wszystkich sprawach pracowniczych pracownicy powinni zwracać się z wnioskami do kadrowej. W rzeczywistości pracownik ten przygotowuje dodatkowo projekty pism, które następnie przedkłada pracodawcy do akceptacji. Z okoliczności tych wynika, że kadrowiec jest pracownikiem, do którego należy wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy, ale nie jest osobą dokonującą czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, ponieważ pracodawca zachował sobie prawo do podejmowania ostatecznych decyzji osobiście. W takiej sytuacji w razie stwierdzenia nieprawidłowości przez inspekcję pracy to pracodawca poniesie odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Podstawa prawna:
- Art. 3[1], art. 281–282 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
Katarzyna Czajkowska-Matosiuk, specjalista w zakresie wynagrodzeń
Zobacz także: