Ekwiwalent za urlop nalicza się z zastosowaniem współczynnika ustalonego dla roku, w którym prawo do świadczenia zostało nabyte. W przypadku niewykorzystania przez pracownika przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Co do zasady ekwiwalent za urlop powinien zostać wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia, bowiem w tym dniu prawo do urlopu przekształca się w prawo do ekwiwalentu (wyrok SN z 15 października 1976 r., I PRN 71/76). W praktyce zdarzają się jednak sytuacje, gdy nie jest możliwe wypłacenie ekwiwalentu za urlop w tym dniu.
Dostarczenie dodatkowych dokumentów
Przykład:
Pracownik legitymujący się 6-letnim
stażem pracy był zatrudniony od początku 2013 roku. W dniu 31 grudnia
2013 r. zakończył współpracę. Do tego czasu wykorzystał w całości
przysługujący urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 dni roboczych. Jednak 3
stycznia 2014 r. dostarczył świadectwa pracy obejmujące wcześniejsze
okresy zatrudnienia, z których wynikało, że w chwili zatrudnienia był
już uprawniony do 26 dni urlopu. Temu pracownikowi trzeba będzie w tej
sytuacji wypłacić ekwiwalent za 6 dni urlopu. Pracownik otrzymywał
minimalne wynagrodzenie, tj. 1.600 zł. Wypłata ekwiwalentu będzie miała
miejsce 7 stycznia 2014 r. Do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop
należy zatem przyjąć stałe składniki wynagrodzenia przysługujące w
grudniu 2013 r. Zgodnie bowiem z § 15 rozporządzenia ministra pracy i
polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad
udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia
za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej:
rozporządzenie urlopowe) składniki wynagrodzenia określone w stawce
miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu
w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu.
Współczynnik do obliczania ekwiwalentu należy również przyjąć z tego
roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za urlop (w 2013 r.
jego wartość wynosi 20,92), choćby ekwiwalent był wypłacany także za
niewykorzystany urlop z lat poprzednich.
Z uwagi na to, że
pracownik otrzymywał jedynie stałe wynagrodzenie miesięczne, nie ma
potrzeby obliczania średniej z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w
którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za urlop (§ 15
rozporządzenia urlopowego).
Pracownikowi będzie zatem przysługiwał ekwiwalent za 6 dni urlopu w wysokości:
1.600,00 zł : 20,92 =76,48 zł,
(76,48 zł : 8 godz.) × 48 godzin urlopu = 458,88 zł.
Umowa o pracę zakończona w 2014 roku
Przykład:
Pracownik uprawniony do urlopu w wymiarze 26 dni rocznie rozwiązał umowę za wypowiedzeniem z 4 stycznia 2014 r. (sobota). W dniu rozwiązania umowy o pracę miał 3 dni niewykorzystanego urlopu za poprzedni rok oraz 3 dni urlopu za styczeń 2014 r. (1/12 z 26 dni = 2,17 dnia, tj. 3 dni po zaokrągleniu w górę, zgodnie z art. 154 § 2 kp.) Wypłata ekwiwalentu będzie zrealizowana 7 stycznia 2014 r., tj. w pierwszym dniu roboczym następującym po dniu rozwiązania umowy. Pracownik otrzymywał minimalne wynagrodzenie za pracę, które w 2014 roku wynosi 1.680,00 zł (rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2012 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2014 r.).
Ponieważ stosunek pracy tego pracownika ustał już w 2014 roku, do obliczenia ekwiwalentu za urlop należy zastosować współczynnik ustalony dla tego roku, w którym ustał stosunek pracy. W 2014 roku współczynnik ten wynosi 20,83 (§ 19 ust. 2 rozporządzenia urlopowego) Ekwiwalent należy obliczyć, przyjmując nową stawkę minimalnego wynagrodzenia, ponieważ takie wynagrodzenie przysługiwało w dniu rozwiązania umowy o pracę.
Pracownikowi będzie zatem przysługiwał ekwiwalent za 6 dni urlopu w wysokości:
1.680,00 zł : 20,83 =80,65 zł
80,65 zł : 8 godz. = 10,08 zł
10,08 zł × 48 godzin urlopu = 483,84 zł.
Podstawa prawna:
- art. 171 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
- § 15, § 19 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.),
- art. 22 ust. 2, art. 32 ust. 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Jarosława Warszawska, Mericon Kadry Płace Doradztwo
Zobacz także: