Jak wynika z uzasadnienia wyroku Sądu Najwyższego z 13 grudnia 2005 r. (sygn. akt II PZP 9/05, OSNP 2006/7-8/109), czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy to nie to samo, co czas zwolnienia od pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
To rozróżnienie jest bardzo istotne, ponieważ przepisy ustanawiające reguły obliczania ekwiwalentu za urlop, które stosuje się przy naliczaniu trzynastek, nakazują wyłączać z podstawy jego naliczania jedynie usprawiedliwione nieobecności w pracy, a nie zwolnienia okolicznościowe. Oznacza to, że wynagrodzenie za czas zwolnień od pracy (urlopy okolicznościowe, 2. dni opieki nad dzieckiem) powinno wchodzić do podstawy gratyfikacji rocznej.
Jest to rozwiązanie bezpieczniejsze dla pracodawcy – chroni go bowiem przed ewentualnymi roszczeniami pracownika lub sankcjami np. w razie kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy.
Przy liczeniu trzynastej pensji należy uwzględnić:
- wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy,
- wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
6 miesięcy zatrudnienia nie zawsze jest wymagane
Pracownik, który nie przepracował pełnego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi, co najmniej 6 miesięcy (trzeba tu sumować wszystkie okresy pracy u danego pracodawcy bez względu na wymiar pracy, jak i ewentualne przerwy w zatrudnieniu). Jednak w pewnych przypadkach pracownik, który przepracował mniej niż 6 miesięcy w danym roku, również będzie miał prawo do trzynastki za dany rok.
Trzynastkę należy rozliczyć z ZUS i urzędem skarbowym
Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest świadczeniem ze stosunku pracy. Podlega ono oskładkowaniu i opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Ani ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, ani przepisy dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne nie zawierają wyłączenia z podstawy wymiaru odpowiednio – podatków i składek ZUS.
Przysługuje ono pracownikom z mocy ustawy po spełnieniu warunków wskazanych w przepisach. Zatem nie wystawia się odrębnych dokumentów przyznających trzynastkę danej osobie. Z uwagi na jej specyfikę należy ją jednak oznaczyć odrębnie na liście płac.
Podstawa prawna:
- § Art. 2–4 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. nr 160, poz. 1080 ze zm.).
- § 6 i § 14 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).
Autor: Andrzej Wilczyński, specjalista w zakresie wynagrodzeń
Opracowanie redakcyjne: Renata Kajewska
Zobacz także:
