W firmie, która nie zalicza się do budżetówki, można zrezygnować zarówno z utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jak i wypłacania świadczeń urlopowych. Można również nie rezygnować ze świadczeń, ale przeznaczyć na ten cel mniejsze środki.
Pracodawcy niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania decyzję o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczeń urlopowych podają do wiadomości pracowników do końca stycznia każdego roku, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Natomiast pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników (w osobach), zobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania, zapisy w tej sprawie umieszcza w tym regulaminie.
W regulaminie wynagradzania pracodawca może ustalić, że fundusz będzie tworzony, jednak określić inną (niższą lub wyższą) kwotę odpisu podstawowego na ten fundusz (art. 4 ust. 2 ustawy o funduszu socjalnym). Podobnie można określić wysokość świadczenia urlopowego u pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 20 osób, ale mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Przy czym kwota świadczenia urlopowego nie może zostać ustalona w wysokości wyższej niż kwota odpisu podstawowego.
Między pracodawcą zobowiązanym do tworzenia ZFŚS a pracodawcą zobowiązanym do utworzenia regulaminu wynagradzania istnieje różnica. Nierozróżnianie tych pojęć prowadzi często do nieporozumień.
Przykład:W 2012 roku pracodawca zatrudniał 23 pracowników, gdzie zatrudnienie w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy wynosiło 18 etatów. Pracodawca ten umieścił w regulaminie wynagradzania informację o rezygnacji z tworzenia funduszu i wypłacania świadczeń urlopowych. W grudniu 2012 roku zatrudnienie spadło i 1 stycznia wynosiło 18 osób i tyle samo etatów. W tym momencie pracodawca nie był już zobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania i mimo posiadania w regulaminie stosownych postanowień, o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczeń urlopowych, musiał o tej decyzji powiadomić pracowników do końca stycznia 2013 roku.
Przykład: Pracodawca zatrudniający 30 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty z końcem 2012 roku z przyczyn ekonomicznych obniżył wszystkim pracownikom w drodze wypowiedzeń zmieniających wymiary czasu pracy. Po przeprowadzeniu tej reorganizacji stan osobowy nie uległ zmianie, ale zatrudnienie w przeliczeniu na etaty 1 stycznia 2013 r. spadło do 18,75 pracownika. W przeszłości pracodawca ten w regulaminie wynagradzania zawarł zapis o nietworzeniu funduszu socjalnego. Jednak w 2013 roku nie był już zobowiązany do tworzenia tego funduszu.
Ponieważ nie zawarł wcześniej postanowień w regulaminie dotyczących rezygnacji ze świadczeń urlopowych, z chwilą spadku zatrudnienia został zobowiązany do ich wypłacania. Aby uwolnić się także od tego obowiązku, powinien niezwłocznie uzupełnić regulamin wynagradzania o stosowne zapisy. Mimo że ustawa o ZFŚS nie przewiduje żadnego terminu dla rezygnacji z konieczności wypłacania świadczeń urlopowych, pracodawca – aby uniknąć roszczeń ze strony pracowników – powinien wprowadzić odpowiedni zapis przed skorzystaniem przez któregokolwiek pracownika z urlopu obejmującego okres 14 dni kalendarzowych.
Podstawa prawna:
- ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
- art. 3 ust. 3b i 5 oraz art. 4 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 592).
Jarosława Warszawska, Mericon Kadry Płace Doradztwo
Zobacz także:
