Beneficjent też musi prawidłowo udzielić przetargu

Kategoria: Fundusze unijne
Data: 07-03-2014 r.

Należy wyróżnić trzy zasadnicze obszary procesu realizacji projektu, na które zwraca się szczególną uwagę. To właśnie w nich stwierdza się najwięcej nieprawidłowości lub uchybień. Należą do nich: realizacja działań projektowych, rozliczanie wydatków w projekcie oraz informacja i promocja projektu. To właśnie w tych aspektach można spodziewać się najczęstszych kontroli. Jednak można się przed tymi błędami ustrzec, wystarczy pamiętać tylko o kilku wskazówkach.

Warto podkreślić, że instytucje prowadzące projekt właściwie zawsze muszą liczyć się z możliwością kontroli. Kontrole planowe czy też kontrola na zakończenie projektu nie powinny być problematyczne, jeżeli w instytucji realizującej dobrze funkcjonuje system obiegu dokumentów oraz starannie jest prowadzona archiwizacja dokumentów projektowych.

Przetargi pod lupą

Przy realizacji projektu najczęściej występującymi nieprawidłowościami, uchybieniami, ale też niestety i nadużyciami są te związane z wyborem wykonawców lub podwykonawców usług w ramach działań przewidzianych w projekcie. Ponadto kontrole bardzo często stwierdzają brak należytej staranności podczas prowadzenia procedur w ramach ustawy Prawo zamówień publicznych. W tym przypadku nieprawidłowości najczęściej dotyczą:

  • braku w ogłoszeniu o zamówieniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia (siwz) informacji o tym, w jaki sposób wykonawcy wspólnie mogą ubiegać się o zamówienie;
  • zastosowania przez zamawiającego trybu innego niż podstawowy, co często jest efektem kierowania się przesłanką pilnej potrzeby udzielenia zamówienia;
  • dokonywania przez zamawiającego zmian ważnych elementów ogłoszenia o przetargu bez publikacji korekty w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej;
  • wymogów postawionych przez zamawiającego, aby potencjalni oferenci dysponowali sprzętem/urządzeniami/maszynami potrzebnymi do realizacji zamówienia już w momencie składania oferty przetargowej;
  • braku w ogłoszeniu o zamówieniu oraz siwz informacji mówiących o tym, że wykonawcy z innych państw członkowskich mogą składać dokumenty równoważne polskim dokumentom wymaganym przez zamawiającego;
  • wprowadzenia całkowitego zakazu podwykonawstwa lub ograniczenia podwykonawstwa;
  • wymogu przedłożenia przez wykonawców zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej;
  • braku wystarczającego uzasadnienia do zastosowania procedury przyspieszonej.

Zmiana projektu

Kontrole wykazują również przypadki występowania nieprawidłowości przy realizacji innych zadań projektowych. Najczęściej są one związane z niedotrzymaniem zapisów wniosku o dofinansowanie, dokonywaniem niedozwolonych zmian w realizacji zadań projektu, ale także w procesie zatrudnienia pracowników przy realizacji inwestycji. Oto kilka przykładów:

  • nieinformowanie instytucji zarządzającej o zmianach w realizacji projektu;
  • rezygnacja z realizacji działań wynikających z zatwierdzonego wniosku i wykonywanie w ich miejsce innych działań o tej samej wartości, ale już nie objętych zamówieniem;
  • nieprzeprowadzenie analizy rynku w celu wyboru wykonawcy usługi;
  • załączanie przez beneficjentów nieprawdziwych dokumentów, np. protokołów odbioru usług, faktur lub innych dowodów księgowych, potwierdzeń dokonania przelewu, ofert, wycen, kosztorysów itp.;
  • wykorzystywanie sprzętu zakupionego w ramach projektu poza zakresem określonym umową o dofinansowanie;
  • zawierania umów o prace niezgodnie z wnioskiem o dofinansowanie np. na inną część etatu;
  • rozbieżności między kwotami wynagrodzeń brutto pracowników zatrudnionych w ramach projektu, wykazanymi w umowach o prace, a kwotami wynagrodzeń brutto wykazanymi na listach płac;
  • braku aktualnego zakresu czynności, uprawnień i odpowiedzialności dotychczasowych pracowników, którym przyznany został dodatek specjalny do wynagrodzenia w związku z wykonywaniem dodatkowych zadań w ramach realizowanego projektu;
  • braku ewidencji czasu pracy pracowników.

Błędy w rachunkach

W procesie rozliczania projektu najistotniejszym elementem poddanym kontroli jest dokumentacja księgowa prowadzonej inwestycji. W tym zakresie pojawiają się m.in. następujące uchybienia :

  • błędne rozliczenia we wnioskach o płatność;
  • przekroczenia wydatków wykazanych we wniosku o płatność w stosunku do zatwierdzonego budżetu projektu;
  • rozliczanie tych samych faktur kilkakrotnie;
  • podwójne finansowanie (np. przedstawianie do refundacji wydatków dofinansowanych z innych programów współfinansowanych ze środków UE);
  • fałszowanie faktur lub innych dokumentów księgowych np. poprzez wystawianie faktur przez nieistniejące podmioty;
  • przedstawianie do refundacji wydatków, które są niekwalifikowane;
  • błędne opisywanie dokumentów księgowych pozwalające na wielokrotne używanie danego dokumentu.

Ważną kwestią w zarządzaniu projektem dofinansowanym ze środków Unii Europejskiej są także działania promocyjne i informacyjne ciążące na beneficjencie. Regulacje dotyczące tego aspektu zarządzania szczegółowo regulują wymogi stawiane podmiotom realizującym projekty w tym zakresie. Kontrolujący najczęściej spotykają się z następującymi błędami:

  • brakiem odpowiedniego oznakowania lokali wynajmowanych na potrzeby projektu;
  • brakiem oznakowania dokumentacji dotyczącej realizacji projektu zgodnie z wytycznymi programowymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach POKL;
  • brakiem informacji na umowach o prace o współfinansowaniu z Europejskiego Funduszu Społecznego pracowników zatrudnionych do realizacji dotowanej inwestycji;
  • nieprawidłowym oznakowaniem materiałów informacyjnych, plakatów, ogłoszeń prasowych oraz zaświadczeń o ukończeniu kursów przez uczestników projektów,
  • brakiem informacji o współfinansowaniu oraz brakiem logotypów sprzętu i wyposażenia zakupionego w ramach projektu.
Marek Peda, koordynator projektów unijnych

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Biznesplan

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 34104 )
Array ( [docId] => 34104 )

Array ( [docId] => 34104 )