Podróże służbowe beneficjentów unijnych wymagają udokumentowania

Kategoria: Fundusze unijne
Data: 05-09-2014 r.

Wydatki beneficjenta muszą być niezbędne do realizacji projektu oraz zostać poniesione zgodnie z obowiązującymi przepisami i w odpowiedni sposób udokumentowane. Dokumentami związanymi z wyżywieniem w czasie podróży służbowych oraz zakwaterowaniem pracowników są faktury lub rachunki wystawione przez usługodawcę (nabywcą wskazanym na tych dokumentach musi być beneficjent, który realizuje projekt) oraz dowody zapłaty.

Z angażowaniem personelu projektu z reguły łączą się wydatki związane z kosztami podróży służbowych, zakwaterowania oraz wyżywienia pracowników w trakcie wyjazdów. Należy podkreślić, że kwalifikowalność tego typu jest możliwa tylko wtedy, gdy w treści umowy cywilnoprawnej została umieszczona informacja o zwrocie kosztów poczynionych na ten cel.

 

Warto zwrócić uwagę na to, że wymogi dokumentacyjne powinny odpowiadać regulacjom wynikającym z następujących aktów prawnych:

  • rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z  29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167) oraz
  • rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Dowody poniesionych kosztów

Jeśli zleceniobiorca w czasie odbywania podróży (nie określa się jej jako służbowa) związanej z realizacją projektu wykorzystuje prywatny samochód, to dla udokumentowania tych wydatków należy posiadać prawidłowo wypełnione polecenie wyjazdu, ewidencję przebiegu pojazdu ze wskazaniem rodzaju samochodu (auto prywatne) i jego numeru rejestracyjnego, pojemności silnika, liczby przejechanych kilometrów i dowody zapłaty.

W przypadku poruszania się przez zleceniobiorcę środkami komunikacji publicznej przedstawia on zestawienie kosztów podlegających zwrotowi na podstawie skasowanych biletów w zależności od środka transportu (bilety kolejowe II klasy, bilety PKS, bilety komunikacji miejskiej lub bilety komunikacji podmiejskiej).

Zwrot kosztów podróży

Koszty używania pojazdów do celów służbowych są rozliczane według stawek wynikających z rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Rozliczenie polega na przemnożeniu wskazanej w nim stawki przez liczbę kilometrów. Możliwa jest też taka sytuacja, że koszt przejazdów będzie wynikał ze stawki wskazanej w umowie zlecenia.

Koszty podróży zleceniobiorców ujmuje się zgodnie z zasadą współmierności przychodów i kosztów jako „Pozostałe koszty rodzajowe w zespole 4” (w analityce koszty podróży), przypisując je zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami do kosztów projektu.

Katarzyna Trzpioła, specjalista ds. finansów na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 35573 )
Array ( [docId] => 35573 )