Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji projektów unijnych - o tym nie możesz zapomnieć

Przekazanie do instytucji zarządzającej/pośredniczącej w formie elektronicznej cyfrowych kopii dokumentów związanych z realizacją projektu nie zwalnia Cię z obowiązku przechowywania oryginałów dokumentów i obowiązku udostępniania ich w razie kontroli na miejscu realizacji projektu.

W trwającym okresie programowania do przesyłania IZ/IP dokumentacji w formie elektronicznej wykorzystywane są systemy informatyczne wspierające wdrażanie programów operacyjnych:

• SOWA (w przypadku wniosków aplikacyjnych do Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój) oraz
• SL2014 (dla pozostałych programów).

W kwestii nowych terminów przede wszystkim powinieneś pilnować okresu przechowywania papierowej dokumentacji projektu. Termin określony został w art. 140 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące EFRR, EFS, FS (…) oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006.

Zgodnie z jego zapisami „dokumenty potwierdzające powinny być udostępnione przez  dwa lata od 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonej operacji”.

Podobne zapisy można spotkać zarówno w dokumentach programów operacyjnych krajowych, regionalnych, jak i w zawieranych umowach o dofinansowanie. Jak widać, przepis został sformułowany w sposób znacznie utrudniający jego zrozumienie dla osoby, która nie zna zasad oraz terminów rozliczeń między IZ/IP a Komisją Europejską. Oczywiście nie masz także wpływu na terminy tych rozliczeń.

W związku z tym, wypełniając nałożone na IZ/IP obowiązki, w dokumentach programowych oraz w umowach o dofinansowanie na ogół zawarto informację, że to IZ/IP poinformuje Cię o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa powyżej. Podobnie jak w przypadku projektów ze starej perspektywy programowania, IZ/IP ma prawo wydłużyć ten termin, o czym ma obowiązek poinformować Cię przed jego upływem.

Warto zwrócić jeszcze uwagę na fakt, że w bieżącej perspektywie programowania zachowane zostały poprzednie zasady dotyczące terminu przechowywania dokumentacji projektów objętych pomocą publiczną. Dokumentację dla tych projektów należy przechowywać przez 10 lat od dnia podpisania umowy o dofinansowanie.

Pamiętaj też, że nie wszystkie dokumenty programowe dotyczące perspektywy 2014–2020 zostały dotychczas opracowane. Koniecznie regularnie sprawdzaj, czy zostały opublikowane nowe zasady lub wytyczne przechowywania i archiwizacji dokumentacji projektowej, które nie muszą być jednakowe dla wszystkich programów operacyjnych.

Przeczytaj szczegółowy artykuł na ten temat >>