Rola budżetu zadaniowego przy składaniu wniosku o dotacje

Kategoria: Fundusze unijne
Data: 07-03-2014 r.

Budżet zadaniowy będący integralną częścią wniosku o dofinansowanie ma za zadanie odzwierciedlić wszystkie działania zaplanowane w ramach projektu. Odnośnie do każdego z wymienionych zadań należy przedstawić koszty jakie zostaną poniesione przez beneficjenta. Należy pamiętać, że koszty kwalifikowane w projekcie są przedstawione w podziale na koszty bezpośrednie i pośrednie.


Koszty bezpośrednie zawarte w budżecie odnoszą się bezpośrednio do zadań związanych z projektem i pokazują limit, jaki beneficjent ma zamiar wydać na ich realizację. W budżecie projektu w ramach tabeli kosztów bezpośrednich należy wskazać listę zadań w projekcie z podziałem na poszczególne szczegółowe działania i pokazać ich bezpośredni koszt. Przykładowe zadania umieszczane w budżecie to: realizacja szkoleń, organizacja wyjazdu studyjnego, organizacja stażów w firmach, zarządzanie projektem itd.

Zawarte w budżecie planowane wydatki muszą być zgodne z zasadą kwalifikowalności wydatków. Opisane w budżecie zadania muszą również odpowiadać określonym w projekcie celom projektu.

Warto podkreślić, że w ramach budżetu danego projektu beneficjent ma prawo sam decydować przesunięciu środków między poszczególnymi zadaniami pod warunkiem, że zmiany te nie przekroczą 10% wartości środków przeznaczonych na dane zadanie. Każda zmiana ponad ten limit wymaga pisemnej zgody strony udzielającej dofinansowania.

Koszty pośrednie

W budżecie trzeba również wskazać kwalifikowane koszty pośrednie projektu. Stanowią one taką część wydatków podmiotu prowadzącego projekt unijny, których nie można przyporządkować bezpośrednio do żadnego zadania.

Koszty pośrednie obejmują wydatki, takie jak:

  • koszty obsługi administracyjno-księgowej,
  • opłaty administracyjne za czynsz, za najem powierzchni biurowych,
  • opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę,
  • usługi pocztowe, telefoniczne, internetowe,
  • amortyzacja wyposażenia,
  • koszty materiałów biurowych,
  • koszty ubezpieczeń,
  • sprzątanie pomieszczeń, środki utrzymania czystości.

Różne formy rozliczeń

Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: ryczałtowo i na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (z pełnym ich udokumentowaniem).

Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem są traktowane  jako wydatki poniesione. Nie ma zatem konieczności zbierania i opisywania dokumentów księgowych dla potwierdzenia, że koszty te zostały naprawdę poniesione. Powoduje to, że w przypadku kontroli dokumenty nie będą przeglądane przez kontrolerów. Jest to na pewno zaleta metody ryczałtowej. Upraszcza ona pracę i oszczędza czas poświęcony na rozliczanie dokumentów księgowych. Nie ma bowiem obowiązku rozliczania każdego dokumentu dotyczącego wydatków pośrednich.

Jeśli beneficjent zdecyduje się na rozliczanie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, to należy wykazać wartość poniesionych wydatków pośrednich we wniosku o płatność do wysokości łącznej określonej w zatwierdzonym budżecie projektu. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że wydatki te są traktowane jako jedno z zadań w projekcie. W związku z tym istnieje możliwość dokonywania przesunięć w budżecie pomiędzy nimi a innymi zadaniami. W przypadku ryczałtu takiej możliwości nie ma. W tej sytuacji w celu ustalenia wartości kosztów pośrednich nie stosuje się stawek ryczałtowych. W przeciwieństwie do poprzedniej formy rozliczania, tutaj należy udokumentować poniesione wydatki, które zostały wykazane w budżecie projektu unijnego jako wydatki pośrednie.

W przypadku gdy wybierano metodę ryczałtową, trzeba przedstawić metodologię, zgodnie z którą wyliczona została ich wartość. We wniosku o dofinansowanie jest miejsce na to w „Uzasadnieniu do budżetu”. Metodologię tę należy przygotować na podstawie ponoszonych przez beneficjenta dotychczasowych kosztów pośrednich. Trzeba pokazać sposób ich wyliczenia dla każdej z kategorii, które uwzględnione zostały w budżecie projektu.

Zadania w budżecie

Przy konstrukcji budżetu zadaniowego projektu należy pamiętać o jego związku z harmonogramem projektu. Zalecane jest jednakowe ułożenie zadań w obu tych częściach wniosku, tak aby sprawdzający widzieli zadanie, jego koszt i umiejscowienie w czasie. Porządkuje to też pracę beneficjenta przy późniejszej realizacji projektu.

Wymagania co do struktury zadań w budżecie się zmieniają. Należy zwrócić uwagę, że instytucje odpowiedzialne za dotacje unijne wprowadzają niekiedy dodatkowe wymagania co do struktury zadań w budżecie, np. wprowadzenie zalecenia włączania działań promocyjnych i rekrutacji do zadania związanego z zarządzaniem projektem. Szczegółowe wytyczne znajdują się w dokumentacji konkursowej danego działania i poddziałania. Pracownicy instytucji wdrażających programy unijne odpowiedzą również na wszystkie wątpliwości podmiotów prowadzących projekty unijne.

Uzasadnienie kosztów

Należy pamiętać, że do budżetu szczegółowego wniosku dołącza się również opisowe uzasadnienie zaplanowanych wydatków, które z uwagą będą czytane przez osoby sprawdzające dany wniosek. Każdy wydatek musi być racjonalny i powiązany z projektem. W uzasadnieniu należy więc o tym szczegółowo napisać. Nie ma w tym wypadku problemów z dokładniejszym opisem każdego wydatków, gdyż w tej części wniosku nie ma limitu znaków.

Marek Peda, koordynator projektów unijnych

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Biznesplan

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 34103 )
Array ( [docId] => 34103 )

Array ( [docId] => 34103 )