Przyjmijmy, że imiona i nazwiska są wprowadzone do kolumny A, począwszy od komórki A2.
Inicjał przy nazwisku zamiast pełnego imienia
Listy zawierające dane osobowe najczęściej rozciągają się na wiele kolumn arkusza. Zawierają najróżniejsze dane identyfikacyjne (imiona i nazwiska, adresy, numery telefonów). Jeśli wprowadzisz te informacje w całości, to na pewno wpłyną na rozmiar całego zestawienia, a nie zawsze jest to potrzebne. Imiona osób, jeśli nie mają istotnego znaczenia, mogą przecież figurować jedynie jako inicjał. W tym triku pokażemy Ci, jak otrzymać skróconą wersję imienia.
Aby zamienić imię na inicjał:
-
Do komórki B2 wprowadź następującą formułę:
=LEWY(A2;1)&″.″&FRAGMENT.TEKSTU (A2;ZNAJDŹ(″ ″;A2);DŁ(A2))
-
Skopiuj ją w dół na wymaganą liczbę wierszy.
Uzyskasz oczekiwany efekt, jak jest to przedstawione na rysunku 1.
Rys. 1. Inicjał imienia przed nazwiskiem
Wyjaśnienie działania formuły:
Działanie formuły opiera się na funkcjach tekstowych. W pierwszej kolejności funkcja LEWY pobiera do inicjału pierwszą literę imienia. Następnie dodawana jest do niej kropka (za pomocą operatora sklejenia &). Przy użyciu kolejnego znaku & do otrzymanego ciągu tekstowego dodawane jest nazwisko poprzedzone spacją. Jest wyznaczane za pomocą kombinacji kilku funkcji. ZNAJDŹ zwraca pozycję spacji w obrębie ciągu tekstowego w komórce A2, czyli wartość 5, która jest przekazywana do drugiego argumentu funkcji FRAGMENT. TEKSTU. W trzecim argumencie tej funkcji zagnieżdżono funkcję DŁ zwracającą liczbę znaków, z ilu składa się wpis w komórce A2. Dzięki temu nie ma potrzeby określania dokładnej liczby znaków nazwiska. Funkcja FRAGMENT.TEKSTU pobiera wszystkie znaki, począwszy od znajdującego się na 5. pozycji i otrzymana wartość jest doklejana do utworzonego wcześniej inicjału.
Formuła sprawdza się także w przypadku nazwisk dwuczłonowych.
Wiele operacji w arkuszu (choćby sortowanie) będzie wymagać jednak, żeby nazwisko było pierwszym elementem w komórce, a inicjał powinien znajdować się za nim.
Aby taki efekt uzyskać:
-
Wprowadź następującą formułę:
=FRAGMENT.TEKSTU(A2;ZNAJDŹ(″ ″; A2)+1;DŁ(A2))&″ ″&LEWY(A2;1)&″.″
-
Skopiuj ją do komórek poniżej.
Rys. 2. Inicjał za nazwiskiem
Zanim usuniesz kolumnę bazową z pełnym imieniem i nazwiskiem, wyniki działania formuły należy zamienić na wartości. Aby to zrobić, zaznacz je, użyj polecenia Kopiuj i uruchom okno dialogowe Wklej specjalnie. Zaznacz w nim opcję Wartości i zatwierdź, klikając OK.
Zobacz także:
Tagi: excel