Ochrona prywatnych danych w Excelu

Autor: Marcin Sarna
Data: 29-12-2014 r.

Ochrona prywatności jest istotna nie tylko podczas korzystania z Internetu. Wiele o sobie można ujawnić, sporządzając lub edytując arkusz Excel. Ta porada pokazuje, jak usunąć dane osobowe z arkuszy Excela.

Niemal każdy plik utworzony w pakiecie Office, w tym oczywiście arkusze Excela (pliki XLS lub XLSX) zawiera porcję informacji opisujących ten plik. Są to przede wszystkim dane dotyczące samego pliku, takie jak jego tytuł i temat, kategoria, opisujące plik słowa kluczowe czy komentarze. Obejmują one jednak także dane dotyczące samego autora, w tym jego imię i nazwisko, imię i nazwisko menedżera oraz firmę (pracodawcę). Ponadto Excel przechowuje informację o tym, kto jako ostatni zapisał plik. Wszystkie opisane dane to tzw. właściwości dokumentu.

Nie tylko we właściwościach dokumentu można nieświadomie przekazać informacje o sobie. Także w samym arkuszu zapisujemy przecież np. nasz adres e-mail, numer telefonu czy imię i nazwisko – nierzadko jako tekst ukryty.

Rysunek 1. Właściwości skoroszytu w Excel 2010 (karta Plik, opcja Informacje) wraz z rozwiniętym menu Właściwości

Ochrona naszej prywatności zależy od tego, której wersji pakietu Office używamy. W Excelu w Microsoft Office 2010 i 2013 większość opcji dotyczących prywatności znajduje się w Centrum zaufania. Aby go otworzyć, wybierzmy kartę Plik, a z niej pozycje Opcje. Pozostaje już tylko kliknąć na Centrum zaufania, a następnie na Ustawienia Centrum zaufania. Teraz możemy określić m.in. interesujące nas Opcje prywatności. Najbardziej powinna nas zainteresować opcja Usuń informacje osobiste z właściwości pliku przy zapisywaniu.

Rysunek 2. Opcje prywatności w Excelu 2010

Możemy także przeprowadzić tzw. inspekcję skoroszytów w celu usunięcia danych ukrytych i informacji osobistych. W tym celu:

  1. Otwieramy skoroszyt.

  2. Z karty Plik wybieramy Zapisz jako i wpisujemy nazwę pliku, aby zapisać kopię oryginalnego skoroszytu. Klikamy OK.

  3. Mając otwartą kopię skoroszytu, z karty Plik wybieramy Informacje.

  4. W obszarze Przygotuj do udostępniania szukamy Wyszukaj problemy, a następnie klikamy Przeprowadź inspekcję dokumentu.

  5. W oknie Inspektor dokumentów zaznaczamy typy ukrytej zawartości, które chcemy sprawdzić pod kątem ich występowania w skoroszycie.

Mogą to być m.in. komentarze i adnotacje odręczne, właściwości dokumentu i informacje osobiste, nagłówki i stopki, ukryte wiersze, kolumny lub arkusze czy zawartość niewidoczna.

Rysunek 3. Inspektor dokumentów

  1. Klikamy Inspekcja.

  2. Wyniki zostaną wyświetlone w oknie Inspektor dokumentów.

  3. Możemy usunąć dane, klikając Usuń wszystko.

Z kolei w pakiecie Microsoft Office 2007 Centrum Zaufania otwiera się, klikając na przycisk Microsoft Office, a następnie na Opcje programu Excel. Wybieramy Centrum zaufania, Ustawienia Centrum Zaufania oraz Opcje prywatności. Ponadto w samym Centrum zaufania znajdziemy obszar Ochrona prywatności Użytkownika, a w niej Pokaż zasady zachowania poufności informacji w aplikacji Microsoft Office Excel.

Inspekcję w Excelu 2007 przeprowadza się nieco inaczej niż w nowszych wersjach tego arkusza kalkulacyjnego:

  1. Mając otwarty skoroszyt (lub dla bezpieczeństwa – jego kopię), wciskamy przycisk Microsoft Office, a następnie Przygotuj oraz Przeprowadź inspekcję dokumentu.

  2. W oknie Inspektor dokumentów zaznaczamy typy ukrytej zawartości, które chcemy sprawdzić pod kątem ich występowania w skoroszycie.

  3. Klikamy Inspekcja.

  4. Wyniki zostaną wyświetlone w oknie Inspektor dokumentów.

  5. Możemy usunąć dane, klikając Usuń wszystko.

Sugerujemy operowanie na kopii skoroszytu podczas jego inspekcji z tego powodu, że jeżeli usuniemy zbyt wiele danych, cofnięcie zmian za pomocą przycisku Cofnij nie zawsze jest możliwe.

Rysunek 4. Efekty działania Inspektora dokumentów

Marcin Sarna

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Biznesplan

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 36310 )
Array ( [docId] => 36310 )

Array ( [docId] => 36310 )