Nie 50, a 10 lat - tyle pracodawcy będą przechowywać dane osobowe pracowników

Zmiany w Kodeksie pracy są związane z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Wprowadza ono zasadę minimalizacji przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z nią dane mają być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Zdaniem projektodawców po 10 latach cel przetwarzania danych osobowych byłych pracowników nie będzie już istniał. Realizuje to również założenia z motywu 65 preambuły rozporządzenia, który stanowi, że osoba, której dane dotyczą ma prawo, aby jej dane zostały usunięte i nie były przetwarzane, jeśli nie są już niezbędne do realizacji celów, w których zostały zebrane.

W uzasadnionych przypadkach, ze względu na szczególny interes pracownika, w odrębnych przepisach będzie można ustalić dłuższy czas przechowywania dokumentacji, która zawiera dane osobowe pracowników. Przykładem może być sytuacja, w której podczas trwania 10 okresu, zostanie wytoczony proces sądowy, w którym dokumentacja pracownicza będzie dowodem. Dokumenty takie będą wówczas przechowywane do momentu prawomocnego zakończenia postępowania sądowego.

Nowe zasady przechowywania akt pracowniczych będą stosowane wobec pracowników, którzy rozpoczęli pracę u danego pracodawcy po 31 grudnia 1998 r., bez względu, czy była to ich pierwsza czy kolejna praca. Wobec osób zatrudnionych po 1 stycznia 1999 r. stosowane będą dotychczasowe przepisy, czyli 50-letni okres przechowywania dokumentacji.

Nowością jest też możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej również w formie elektronicznej. Zmiana ma usprawnić działanie firm. Obecnie część pracodawców prowadzi dokumentację zawierającą dane osobowe pracowników zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Umożliwienie prowadzenia dokumentacji w formie wyłącznie elektronicznej ma m.in. przyspieszyć opracowywanie dokumentów, skrócić czas przeszukiwania akt czy zmniejszyć koszty ich przechowywania.

Aby zapewnić bezpieczeństwo i dostęp pracownika do tych dokumentów, pracodawca będzie musiał wydać pracownikowi wydruk lub elektroniczną kopię żądanej dokumentacji. Pracodawca będzie musiał poświadczyć, że jest ona prawdziwa.