Narodowy Bank Polski (NBP) potrzebuje danych na temat działalności spółek z obcym kapitałem do sporządzenia bilansu płatniczego. Z kolei Główny Urząd Statystyczny (GUS), wykonuje niezbędne zadania z zakresu statystyki przedmiotowej i podmiotowej. Zatem wymogi dokumentacyjne, których tak nie lubią przedsiębiorcy, są koniecznością, a nie przejawem zbędnej biurokracji.
Obowiązki sprawozdawcze wobec NBP
Dla spółek obowiązki dokumentowania działalności określa obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z 23 października 2009 r. w sprawie przekazywania NBP danych, które są potrzebne do sporządzania bilansu płatniczego oraz międzynarodowej pozycji inwestycyjnej. Dotyczy to wszystkich rezydentów, którzy dokonują obrotu dewizowego z nierezydentami (czyli np. spółek dokonujących wypłat dywidendy na rzecz swoich zagranicznych wspólników), pod warunkiem, że dana spółka osiągnęła próg sprawozdawczy.
Progi sprawozdawcze
Próg sprawozdawczy, to kwota określona dla poszczególnych okresów
sprawozdawczych i wybranych pozycji aktywów i pasywów, które
prezentowane są w księgach spółki i dotyczą obrotu dewizowego z
nierezydentami.
Jeżeli rezydent posiada aktywa lub pasywa związane z obrotem
handlowym z zagranicą, których łączna kwota na koniec roku wynosi co
najmniej 3.000.000 zł, jest zobowiązany przekazywać NBP na formularzach
kwartalne sprawozdania w terminie do 20 dni po zakończeniu kwartału (§ 8
pkt. 2 rozporządzenia).
Przy kwocie ponad 300.000.000 zł, obowiązują miesięczne sprawozdania,
przekazywane nie później niż 20 dni po zakończeniu danego miesiąca.
Gdy łączna kwota aktywów i pasywów na koniec roku mieści się między
10.000.000 zł a 300.000.000 zł, spółka powinna przekazać NBP
sprawozdania kwartalne w terminie do 20 dni po zakończeniu kwartału.
Roczne sprawozdanie
Sprawozdania roczne powinni składać ci rezydenci, którzy przekroczyli próg 3.000.000 zł dla należności lub zobowiązań handlowych i którzy posiadają na koniec roku co najmniej 10% głosów w organie stanowiącym spółki lub w którego organach nierezydent posiada co najmniej 10% głosów (§ 11 rozporządzenia). Składa się je obecnie na formularzach AZ-IB oraz PZ-IB w terminie 31 maja roku następującego po roku sprawozdawczym (a nie 15 maja, jak było wcześniej).
Można składać sprawozdania elektronicznie
Obowiązki sprawozdawcze mogą być wypełniane także drogą elektroniczną za pomocą portalu NBP, dostępnym pod adresem: http://sprawozdawczosc.nbp.pl. Należy się na nim najpierw zarejestrować. Co prawda dostęp do portalu wymaga posiadania certyfikatu, jednak jest on wydawany nieodpłatnie przez oddział NBP właściwy miejscowo dla siedziby danej spółki.
Ignorantia iuris nocet
Rozporządzenie MF z października 2009 odnosi się również do innych,
bardziej szczegółowych kwestii (np. sprawozdania o emisji papierów
wartościowych z § 13 rozporządzenia), dlatego każda spółka powinna się z
nim dokładnie zapoznać.
Obowiązki sprawozdawcze wobec GUS
W statystyce publicznej, za którą w Polsce odpowiada Główny Urząd
Statystyczny, istnieje takie pojęcie, jak kapitał zagraniczny. Jest nim
kapitał wniesiony do przedsiębiorstwa przez podmiot zagraniczny. Jeżeli
taki kapitał występuje w przypadku spółki z o.o., to jest ona
zobowiązana składać corocznie dwa rodzaje formularzy:
- SP – Roczna Ankieta Przedsiębiorstwa,
- KZ – Sprawozdanie dla podmiotów z kapitałem zagranicznym.
Oba dokumenty za 2012 rok należy złożyć w terminie do 30 kwietnia 2013 r.
Apostille
Urzędowe dokumenty sporządzone za granicą, które spółka przedstawia w polskich urzędach, muszą być zaopatrzone w tzw. Apostille
– także te w wersji przetłumaczonej przez tłumacza przysięgłego
(zgodnie z Konwencją Haską), w przeciwnym razie nie będą honorowane.
Dotyczy to m.in. pełnomocnictwa zagranicznego podmiotu dla osoby
fizycznej mieszkającej w Polsce do zawarcia aneksu do umowy spółki z
o.o. z siedzibą w Polsce (inaczej notariusz odmówi sporządzenia aktu
notarialnego).
Na stronie http://www.apostille.com.pl/strony.html znajduje się lista
państw, odnośnie których istnieje wymóg sporządzania dokumentów
urzędowych zaopatrzonych w apostille. Jeżeli wspólnik polskiej spółki z
o.o. nie pochodzi z żadnego z wymienionych tam krajów, konieczna jest
tzw. legalizacja dokumentu. Szczegółowe informacje dotyczące
praktycznych aspektów takiego uwierzytelniania dokumentacji można
znaleźć na stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
Autor: Marcin Sarna, radca prawny
opracowanie redakcyjne: Honorata Krzyś
