Mapa procesów - opisywanie procesów i ich powiązań

Autor: Bartłomiej Zamostny
Data: 08-11-2014 r.

Podczas identyfikacji procesów najczęściej udaje się niejako automatycznie określić ich właścicieli. Aby znaleźć właściciela procesu wystarczy odpowiedzieć na następujące pytania: Kto i od kogo przyjmuje dane wejściowe do procesu i jakie to są dane? Kto komu przekazuje są wyniki procesu i jakiego rodzaju są to dane? Na kim spoczywa najwięcej obowiązków przy realizacji procesu? Osoba która znajdzie się we wszystkich trzech odpowiedziach jest naturalnym właścicielem analizowanego procesu.

W sytuacjach wątpliwych jednak to osoby projektujące mapę procesów decydują o tym, kto zostanie właścicielem każdego z nich. Warto z tego korzystać gdy w perspektywie jawi się uniknięcie problemów na wiele lat.

Decyzje dotyczące właścicieli procesów będą miały kluczowy wpływ na kształt dokumentacji systemowej, w której zawsze należy jasno określić podział kompetencji i uprawnień. Po określeniu z kim będziemy rozmawiać możemy przejść do określenia danych wejściowych i celów procesu.

Zarys mapy procesów można naszkicować sobie przed podjęciem prac. Jak wskazuje tabela 1 przy minimalnej wiedzy o firmie można przygotować ogólny schemat procesów i należy do tego doprowadzić. Mapa procesów bowiem to szkielet do tworzenia dokumentacji SZJ. W trakcie prac prawdopodobnie okaże się że firma ma swoją specyfikę, która ujawnia się podczas tworzenia dokumentacji i mapa utworzona na początku drogi, na końcu nie nadaje się do zastosowania. Nie należy się tym zrażać. To jest tylko dowód na to że uniwersalność normy ISO 9001 przewiduje adaptację do każdego typu organizacji.

Jak zatem opisywać procesy? Przede wszystkim należy robić to z wyznaczonymi i odpowiednio zmotywowanymi właścicielami. Następnie znaleźć odpowiedź na pytania:

  • Jakich danych oczekujemy na wejściu?

  • Kto jest dostawcą procesu?

  • Co stanowi dane wyjściowe z procesu?

  • Kto jest klientem procesu?

  • W którym miejscu rozpoczyna się proces i co jest jego ostatnią czynnością

  • Jakich potrzebujemy zasobów do realizacji procesu. Potrzeby dotyczące zasobów (na przykład dotyczące przyrządów pomiarowych, kompetencji pracowników, maszyn i urządzeń produkcyjnych) są być danymi wejściowymi do kolejnych procesów.

  • Jakie są mierniki procesu i narzędzia jego pomiaru?

  • Jakie są metody sterowania procesem?

Dane z odpowiedzi na powyższe pytania dadzą nam pełny obraz analizowanego procesu a także informacje o procesach z nim powiązanych. Odwiedziny u każdego z właścicieli procesów powinny zaowocować pełnym wizerunkiem firmy.

Jak więc wyselekcjonować procesy, które są ważne z punktu widzenia SZJ? Wystarczy że rzucisz okiem na układ normy ISO 9001 i przyrównasz go do specyfiki Twojej firmy. Punkty normy od 5 do 8.4 to hasła dla twojej bazowej mapy procesów. Nie sil się na to aby umieścić wszystkie wspomniane punkty w mapie.

Bartłomiej Zamostny

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Biznesplan

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 36088 )
Array ( [docId] => 36088 )

Array ( [docId] => 36088 )