Podstawowe etapy procesu magazynowania – od nich zależy sukces

Żeby magazyn mógł skutecznie funkcjonować, trzeba zwrócić uwagę na podstawowe etapu procesu magazynowania. Do takich należą:

1) Rozładunek towaru.

2) Kontrola wejściowa towarów przyjmowanych do magazynu:

•• ilościowa – uprawniony pracownik porównuje zgodność ilości i rodzaju towarów dostarczonych z zamówieniem,

•• jakościowa – na podstawie kart specyfikacji produktów lub certyfikatów analizy jakościowej, które dołączone są do dostawy, pracownik działu jakości dokonuje kontroli dostarczonych produktów oraz stanu ich opakowań. Zauważone braki przekazywane są z powrotem do dostawcy lub składowane w przeznaczonym do tego miejscu na terenie magazynu.

3) Wprowadzenie przyjętych towarów do ewidencji systemowej (nazwa, typ, ilość, parametry jakościowe) – w zależności od przyjętych dyspozycji, na podstawie faktury lub innego dokumentu dostawy, towary przyjmowane są do bazy danych, np. systemu księgowego, systemu klasy MRP. Towarom powinno się również nadać numer identyfikujący serię dostawcy, tak aby w przypadku wady wykrytej dopiero na późniejszych etapach produkcyjnych możliwe było odtworzenie historii ich przepływu, włącznie ze skutecznym przeprowadzeniem procesu reklamacji.

4) Oznakowanie towarów – na tym etapie albo bezpośrednio na przyjmowane materiały, albo na opakowania transportowe, w których będą magazynowane, nanoszone są oznakowania umożliwiające późniejszą identyfikację. Do najczęściej wykorzystywanych można zaliczyć etykiety z opisem numerycznym, słownym lub w formie kodu kreskowego. Dość efektywnym, aczkolwiek droższym, rozwiązaniem są etykiety RFID, mające tę przewagę nad zwykłymi etykietami, że emitowany przez nie sygnał zapewnia bezobsługowe wykonywanie transakcji podczas operacji przemieszczania pomiędzy kolejnymi obszarami, np. wydania na produkcję.

5) Składowanie towarów w magazynie – operator wózka widłowego przewozi towary do wyznaczonych miejsc ich składowania. Miejsca mogą być przypisane według ustalonych wcześniej reguł lub wskazane przez system informatyczny zgodnie z zaprojektowanym algorytmem. Najczęściej rozmieszczane są w taki sposób, aby możliwe było jak najszybsze dotarcie do wybranej pozycji i jak najlepsze wykorzystanie przestrzeni magazynowej.

6) Opracowanie harmonogramu wydań materiałów:

•• zasilenie produkcji – najczęściej na podstawie planu produkcyjnego przygotowywany jest harmonogram wydań materiałów w konkretne miejsca na produkcji lub, jeśli wymaga tego zapewnienie jakości procesu wytwarzania, do śluz pomiędzy strefą magazynową a tzw. strefą białą produkcji. Dokument ten powinien zawierać informacje o kodzie materiału, terminie i ilości oraz ewentualnie wskazywać lokalizację, do której materiał wstawić, numerze serii surowca i numerze zlecenia, do którego materiał należy zaalokować;

•• przygotowanie wysyłki – podobnie jak przy wydaniach na produkcję, z tą różnicą, że oprócz opracowania dziennego konieczne jest stworzenie tygodniowego planu wysyłek. Wydania materiałów na produkcję z reguły odbywają się w minimalnych partiach, tak aby ograniczyć zapas na hali produkcyjnej, natomiast kompletacje wysyłek poza firmę wymagają zarezerwowania większej powierzchni magazynowej. Żeby nie zastawić wyrobami cennego miejsca przed rampą załadunkową, plan kompletacji zamówień powinien zostać skrupulatnie przygotowany i w przypadku pojawienia się zmian w zamówieniach natychmiast korygowany. Dzięki temu oszczędza się pracę magazynierów, którzy nie muszą zawracać niepotrzebnych wyrobów na regały magazynowe. Natomiast przygotowanie tygodniowego planu upłynnia ruch samochodów na placu manewrowym przed magazynem i poprawia jakość informacji o realizacji zamówień przekazywanych klientom.

7) Wydawanie towarów z magazynu – końcowy etap realizacji zamówienia klienta, towar uprzednio przygotowany pod konkretne zamówienie jest ładowany na samochód klienta lub przez niego wynajętego spedytora. Ważne, aby z jednej strony kierowca posiadał dokumenty potwierdzające możliwość odbioru zamówienia, np. wydruk potwierdzenia zamówienia, podpisany druk wydania zewnętrznego (WZ), a z drugiej (ze strony magazynu) zostały przekazane komplety wymaganych certyfikatów, list przewozowy, ewentualnie inne ustalone z klientem, np. faktura.