Koordynacja działań controllingowych wynika z potrzeby wymiany informacji między poszczególnymi jednostkami firmy, realizujących niekiedy pozornie mające ze sobą niewiele wspólnego procesy. Współpraca między osobami zajmującymi się produkcją a ją wspierającymi (kadry, księgowość, zamówienia, sprzedaż, magazyn) powinna być ciągła – nie tylko w celu ustalenia wyniku ekonomicznego czy zapotrzebowania na materiały i surowce.
Zakres koordynacji w ramach controllingu musi obejmować przynajmniej: planowanie produkcji, zakup surowców i materiałów, transport, wytwarzanie, magazynowanie wyrobów gotowych.
Wykorzystanie controllingu
Wykorzystywanie przez poszczególne komórki firmy narzędzi wspomagających działanie w tych obszarach powinno odbywać się na podstawie jednolitych zasad. To o tyle ważne, że poszczególni pracownicy widzą zazwyczaj jedynie przez siebie realizowane podprocesy. Dążąc do udoskonalania pracy we własnych obszarach zainteresowania, mogą nieświadomie uniemożliwiać rozwój innych obszarów, a tym samym realizację globalnych celów firmy. W ten sposób tworzą się wąskie gardła produkcji.
Wdrożenie controllingu produkcji
Ideą wdrożenia controllingu produkcji jest zapewnienie koordynacji współdziałania narzędzi czy technik wspomagających funkcjonowanie firmy w zakresie produkcji wyrobów. Działanie takie powinno spowodować pojawienie się efektu synergii umożliwiającego pełniejszą realizację celów produkcyjnych firmy, np. wytwarzania dobrych jakościowo wyrobów po możliwie najniższych kosztach i przy wykorzystaniu istniejących możliwości produkcyjnych firmy.
Przykład: firma wytwarza dwa produkty na podstawie posiadanej licencji. Nie prowadzi działalności badawczo-rozwojowej. Wytwarzane produkty są stosunkowo złożone. Składają się z kilku półproduktów kupowanych od kooperantów. Za ich dostarczenie odpowiada dział zamówień. Ze względu na złożoność produkcji firma zatrudnia dwie grupy technologów. Każda odpowiedzialna jest za wytwarzanie jednego produktu. Technolodzy organizują oraz nadzorują realizację procesów technologicznych. Dział zamówień dostarcza półprodukty w systemie Just-In-Time (dokładnie na czas), co umożliwia rezygnację z magazynowania półproduktów. Głównym kryterium wyboru dostawcy półproduktów są: odpowiednia ich jakości, terminowość dostaw, cena. Przy planowaniu produkcji dział techniczny, analizując swoje zdolności produkcyjne, informuje dział zakupów o wysokości możliwej produkcji. Ten, oceniając oferty dostawców półproduktów, dokonuje ich wyboru i podaje obowiązujące ceny jednostkowe. Każdy z działów kalkuluje również swoje koszty ogólne. Wszystkie te dane zbiera komórka ekonomiczna/controllingu firmy, która agreguje je, sprawdzając jednocześnie opłacalność różnych poziomów produkcji. Decyzję o poziomie produkcji podejmuje właściciel.
Controlling w małej firmie
W przypadku małej firmy komunikacja pewnie nie nastręczałaby problemów, gdyż ilość informacji jest niewielka. W analizowanym przykładzie mamy jednak do czynienia z produkcją złożoną wieloasortymentową, którą zazwyczaj zajmują się średnie i duże firmy.
W procesie planowania poziomu produkcji biorą udział wszystkie wymienione działy. Planowanie przebiega przy wykorzystaniu wyspecjalizowanych narzędzi. Będą one wspomagać m.in. wymianę informacji między działami. Narzędziami takimi mogą być np. arkusze raportów. Jednym z podstawowych zadań służb controllingowych jest ich przygotowanie i zapewnienie, aby wszystkie umieszczone tam dane były porównywalne. Za porównywalność uważa się możliwość agregacji (sumowania) takich samych kategorii danych.
Przykładowo dane z dwóch działów technologicznych są konsolidowane, aby określić zapotrzebowanie np. na półprodukty całego przedsiębiorstwa. W tym celu trzeba zapewnić, aby rubryki do wypełnienia „zużycie półproduktów” były identycznie interpretowane. Nie może być sytuacji, że jeden dział wpisze średnie, a inny maksymalne zużycie półproduktów. Również sposób liczenia średniego zużycia musi być zbieżny, tzn. oparty na takiej samej formule przy uwzględnieniu jednolitych ram czasowych, np. średniej arytmetycznej.
Bartłomiej Zamostny
Zobacz także:
