Masowe cięcia kosztów sprawiają, że w ostatnich miesiącach jeszcze więcej firm oddało prowadzenie kadr na zewnątrz (np. dla biura rachunkowego, prowadzącego jednocześnie płace lub wyspecjalizowanej firmy prowadzącej kadry). Nie zwalnia ich to jednak z odpowiedzialności za ewentualne nieprawidłowości.
Pracodawca może przekazać obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników (i ich przechowywania) firmie zewnętrznej, która się w tym specjalizuje (może to być np. biuro rachunkowe). Jest to jednak możliwe dopiero:
- po podpisaniu umowy z podmiotem przechowującym, a następnie
- po udzieleniu przez pracodawcę stosownych upoważnień do prowadzenia akt.
Upoważnienie musi być imienne. Powinno zatem dotyczyć poszczególnych pracowników, którzy będą prowadzili akta danego pracodawcy, a nie całej firmy przechowującej.
Pomimo oddania dokumentacji do prowadzenia firmie zewnętrznej, za wszelkie nieprawidłowości nadal odpowiada pracodawca. Do niego będą kierowane wystąpienia i on będzie karany mandatami za nieprawidłowości w dokumentacji. I to nawet wówczas, gdy uchybień ewidentnie dopuściła się firma przechowująca. Przy czym umowa z tą firmą może przewidywać, że w takim przypadku pracodawca ma roszczenie regresowe – np. o zwrot wartości zapłaconego mandatu.
Uwaga! Nawet jeśli akta w całości prowadzi np. biuro rachunkowe, inspektor pracy w razie kontroli ma prawo żądać dostarczenia ich do siedziby podmiotu kontrolowanego.
Podstawa prawna:- art. 47, art. 94 pkt 9a i 9b, art. 281 pkt 6 i pkt 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
art. 7 pkt 2 i pkt 4, art. 31 ust. 1, art. 37 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). - art. 23 ust. 1 pkt. 5 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r., poz. 404).
Katarzyna Wrońska-Zblewska
Zobacz także:
Więcej na temat prowadzenia akt osobowych można przeczytać w miesięczniku „Aktualności kadrowe”.