Odmowa wydania kopii dokumentu z akt osobowych nie zawsze ma sens

Data: 09-05-2014 r.

Pracownik ma prawo wglądu do swojej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. A zatem może żądać wglądu np. w akta osobowe czy w ewidencję czasu pracy. Jednakże żaden przepis prawa pracy nie umożliwia mu tworzenia kopii z udostępnionych dokumentów. Kserowania ich nie umożliwia również żaden przepis ustawy o ochronie danych osobowych. Mimo to pracodawca może wyrazić zgodę na sporządzenie kopii.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, w tym w szczególności akt osobowych pracownika. Z tego obowiązku wynika m.in. obowiązek udostępniania akt osobowych pracownikowi.

Udostępnienie danych – tak, wydawanie kserokopii – nie

W orzecznictwie przyjmuje się, że uprawnienie do żądania udostępnienia pracownikowi dokumentów (kserokopii) złożonych w jego aktach osobowych nie mieści się w zakresie praw, które przysługują osobie w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych; uprawnienia tego należy poszukiwać w treści praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy.

Zdaniem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego: (…) Żądanie przez pracownika udostępnienia dokumentów (kserokopii) z jego akt osobowych jest ściśle związane z istniejącym stosunkiem pracy, na co wprost wskazuje art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Przepis ten zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Sprawa w przedmiocie udostępnienia dokumentów z akt osobowych jest sprawą z zakresu prawa pracy w rozumieniu art. 476 § 1 pkt 1 Kodeksu postępowania cywilnego (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 6 września 2005 r., II SA/Wa 825/05).

Możliwy jest wyjątek

Mimo obowiązku udostępniania akt osobowych pracownikowi żaden przepis prawa pracy nie zobowiązuje pracodawcy do umożliwienia pracownikowi kserowania dokumentów w nich zgromadzonych. W praktyce oznacza to, że teoretycznie pracodawca może odmówić takiej prośbie pracownika. Jednakże taka odmowa nie zawsze wydaje się celowa.

Prośba pracownika może być podyktowana różnymi okolicznościami, np. w wyniku zalania mieszkania utracił oryginalne dokumenty związane z zatrudnieniem a występuje obecnie do ZUS o przyznanie renty lub emerytury i utracone oryginały chciałby zastąpić potwierdzonymi za zgodność kserokopiami z akt osobowych pracodawcy. Prośba pracownika może również wynikać np. z chęci skierowania sprawy przeciwko pracodawcy na drogę sądową. Wówczas akta osobowe, np. na wniosek pracownika, mogą stanowić materiał dowodowy w sprawie i sąd zobowiąże pracodawcę do ich dostarczenia w oryginale (w trakcie przewodu sadowego pracownik będzie mógł przeglądać akta sprawy, w tym również dołączone do nich akta osobowe i na tym etapie będzie mógł już zażądać kopii z tych dokumentów).

Wydaje się więc, że mimo braku wyraźnego przepisu umożliwiającego pracownikowi kopiowane akt osobowych nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca zezwolił na takie działanie, pod nadzorem upoważnionych pracowników, np. pracownika działu kadr odpowiedzialnego za akta osobowe. Warto przy tym zadbać, aby akta kserował upoważniony pracownik, a nie zainteresowany samodzielnie.

Wzory dokumentów związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników wraz z ich szczegółowym omówieniem  publikujemy w poradniku Dokumentacja kadrowa.

art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21 poz. 94 ze zm.).

Katarzyna Wrońska-Zblewska, prawnik, specjalista prawa pracy

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

30 najciekawszych pytań z prawa pracy

pobierz

Różnicowanie wynagrodzeń na takich samym stanowiskach

pobierz

Dokumentacja pracownicza

pobierz

Pracownik może krytykować decyzje szefa, ale nie jego osobę

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 34835 )
Array ( [docId] => 34835 )