Przechowywanie akt osobowych – 50 lat, ewidencji czasu pracy - krócej

Data: 29-08-2013 r.

Okres przechowywania akt osobowych i dokumentacji pracowniczej zależy od rodzaju dokumentu. Z przepisów emerytalnych wynika, że akta osobowe należy przechowywać aż przez 50 lat. Ewidencje czasu pracy wystarczy przechowywać przez 3 lata, a w przypadku pracodawców samorządowych – 5 lat.

Przepisy nie precyzują wprost, przez jak długi czas pracodawca musi przechowywać karty ewidencji czasu pracy. Przyjmuje się, że trzeba je przechowywać przez co najmniej 3 lata od dnia zwolnienia pracownika, gdyż po tym okresie roszczenia przedawniają się.

Pracodawcy samorządowi mają jednak obowiązek przechowywania dokumentów rozliczających czas pracy (ewidencji czasu pracy i wniosków dołączanych do ewidencji) przez 5 lat. Zasady te nie dotyczą natomiast urzędów państwowych, które obowiązuje 3-letni termin przechowywania – chyba, że inny termin przewidują wewnętrzne instrukcje kancelaryjne poszczególnych urzędów.

Znacznie dłuższy termin przechowywania dotyczy akt osobowych. Trzeba je przechowywać jeszcze przez 50 lat od rozwiązania stosunku pracy. Obowiązek ten wynika z art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z funduszu ubezpieczeń społecznych. Przepis ten nakazuje przechowywać przez tak długi okres listy płac, karty wynagrodzeń, a także „inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty”. Do takich dowodów należą np. świadectwa pracy, których odpisy znajdują się w aktach osobowych.

Przez cały okres przechowywania dokumentacja osobowa powinna być zabezpieczona przed wglądem osób, które nie mają do niej dostępu (np. w szafach zamykanych na klucz). Dotyczy to także dokumentacji dawno zwolnionych pracowników.

Podstawa prawna:

Joanna Kaleta




Zobacz także:


Więcej na temat dokumentacji pracowniczej i związanych z nią obowiązków pracodawcy można przeczytać w miesięczniku „Prawo pracy. Personel od A do Z”.

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

30 najciekawszych pytań z prawa pracy

pobierz

Różnicowanie wynagrodzeń na takich samym stanowiskach

pobierz

Dokumentacja pracownicza

pobierz

Pracownik może krytykować decyzje szefa, ale nie jego osobę

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 26794 )
Array ( [docId] => 26794 )


Array ( [docId] => 26794 )