Przechowywanie akt osobowych – 50 lat, ewidencji czasu pracy - krócej

Data: 29-08-2013 r.

Okres przechowywania akt osobowych i dokumentacji pracowniczej zależy od rodzaju dokumentu. Z przepisów emerytalnych wynika, że akta osobowe należy przechowywać aż przez 50 lat. Ewidencje czasu pracy wystarczy przechowywać przez 3 lata, a w przypadku pracodawców samorządowych – 5 lat.

Przepisy nie precyzują wprost, przez jak długi czas pracodawca musi przechowywać karty ewidencji czasu pracy. Przyjmuje się, że trzeba je przechowywać przez co najmniej 3 lata od dnia zwolnienia pracownika, gdyż po tym okresie roszczenia przedawniają się.

Pracodawcy samorządowi mają jednak obowiązek przechowywania dokumentów rozliczających czas pracy (ewidencji czasu pracy i wniosków dołączanych do ewidencji) przez 5 lat. Zasady te nie dotyczą natomiast urzędów państwowych, które obowiązuje 3-letni termin przechowywania – chyba, że inny termin przewidują wewnętrzne instrukcje kancelaryjne poszczególnych urzędów.

Znacznie dłuższy termin przechowywania dotyczy akt osobowych. Trzeba je przechowywać jeszcze przez 50 lat od rozwiązania stosunku pracy. Obowiązek ten wynika z art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z funduszu ubezpieczeń społecznych. Przepis ten nakazuje przechowywać przez tak długi okres listy płac, karty wynagrodzeń, a także „inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty”. Do takich dowodów należą np. świadectwa pracy, których odpisy znajdują się w aktach osobowych.

Przez cały okres przechowywania dokumentacja osobowa powinna być zabezpieczona przed wglądem osób, które nie mają do niej dostępu (np. w szafach zamykanych na klucz). Dotyczy to także dokumentacji dawno zwolnionych pracowników.

Podstawa prawna:

Joanna Kaleta




Zobacz także:


Więcej na temat dokumentacji pracowniczej i związanych z nią obowiązków pracodawcy można przeczytać w miesięczniku „Prawo pracy. Personel od A do Z”.

Opinie czytelników

Dodawanie komentarzy tylko dla zalogowanych użytkowników

Polecane artykuły

Zobacz także

Statystyczna karta wypadków – wzór dokumentu

pobierz

Protokół powypadkowy – wzór dokumentu

pobierz

Rejestr wypadków przy pracy – wzór dokumentu

pobierz

Informacje świadka wypadku przy pracy – wzór dokumentu

pobierz

Polecamy

1331