Szczegółowe zasady przyznawania dotacji i warunki formalne dotacji reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokonywania refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego oraz przyznawania bezrobotnemu środków na podjęcie działalności gospodarczej (Dz.U. 2010, nr 10, poz. 356). Zgodnie z § 2 podmiot zamierzający wyposażyć lub doposażyć stanowisko pracy dla skierowanego bezrobotnego może złożyć do starosty właściwego ze względu na siedzibę tego podmiotu lub ze względu na miejsce wykonywania pracy przez skierowanego bezrobotnego wniosek o refundację, zawierający:
- oznaczenie podmiotu, w tym:
- numer identyfikacyjny w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON),
- numer identyfikacji podatkowej (NIP),
- datę rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej,
- symbol podklasy rodzaju prowadzonej działalności określony zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD),
- oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności gospodarczej;
- liczbę stanowisk pracy dla skierowanych bezrobotnych;
- kalkulację wydatków dla poszczególnych stanowisk pracy i źródła ich finansowania;
- wnioskowaną kwotę refundacji;