Przedsiębiorstwo jako płatnik nie ma obowiązku przechowywania u siebie dodatkowych egzemplarzy PIT-11 i PIT-40, które przekazało pracownikom w celu rozliczenia podatku. W praktyce warto przechowywać kopie tych dokumentów, przynajmniej przez okres 5 lat.
Zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej płatnicy i inkasenci mają obowiązek przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta. Najczęściej okres ten będzie wynosić 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin pobrania lub przekazania podatku przez płatnika (inkasenta).
Nie każdy dokument trzeba przechowywać
Można się jednak spotkać ze stanowiskami organów skarbowych, zgodnie z którymi opisane powyżej terminy nie dotyczą dokumentów PIT-11. Jedna z interpretacji urzędu skarbowego stwierdza wprost, iż informacja PIT-11 nie ma związku z poborem podatku. Jest natomiast imienną informacją o wysokości dochodu i pobranych zaliczkach przez płatnika na podatek dochodowy od osób fizycznych, której treść można odtworzyć na podstawie innych dokumentów, które płatnik ma obowiązek przechowywać.
W praktyce oprócz egzemplarzy przeznaczonych dla podatnika oraz dla urzędu skarbowego płatnicy najczęściej zachowują także kopię tej informacji na własne potrzeby. Jest to podyktowane praktycznymi względami (np. dowodowymi), a nie obowiązującymi przepisami.
PIT-11 i PIT-40 nie stanowią dokumentacji pracowniczej w rozumieniu prawa pracy
Konieczność przechowywania przez spółkę PIT-11 i PIT-40 nie wynika także z przepisów prawa pracy. Wprawdzie w regulacje kodeksu pracy nakładają na pracodawców obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, jak również ich przechowywania w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, ale PIT-11 i PIT-40 nie są uznawane za tego rodzaju dokumentację. Oznacza to, że nie trzeba ich dołączać do akt osobowych pracowników.
Mariusz
Olech, prawnik
