Rachunek za obiad z kontrahentem nie jest dla zatrudnionego przychodem

Problematyka dotycząca tego, czy wydatek związany z zaproszeniem kontrahenta na obiad/kolację w celu omówienia warunków współpracy jest dopuszczalny w kontekście zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu, czy też nie stanowi duże wyzwanie dla podatników i urzędów skarbowych. Analiza tego problemu dokonywana przez fiskusa oraz przez sądy administracyjne jest coraz bardziej szczegółowa i wnikliwa. Ocenie poddaje się bowiem już nie tyle sam wydatek, ile także miejsce, w którym spożywano posiłek oraz kto go spożywał. Czasami ocenia się tzw. wystawność posiłku, wskazując przykładowo, jakie menu jest dopuszczalne. Jako dozwolone królują słone paluszki, kawa, herbata, soki, woda mineralna i ewentualnie jakieś ciasteczka czy kanapki.

Szczególnym przypadkiem jest sytuacja, gdy podatnik wysyła przedstawicieli handlowych i serwisantów w podróże służbowe (krajowe i zagraniczne), podczas których delegowani pracownicy spotykają się z kontrahentami, których zapraszają do restauracji. Koszt posiłków ponosi pracodawca, ale są one wyższe niż kwoty diety na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Organ podatkowy wyjaśnił, że spożyty w czasie spotkania z kontrahentem posiłek można traktować po stronie pracowników jako narzędzie służące właściwemu wykonaniu przez nich obowiązków służbowych. Brak jest podstaw do twierdzenia, że posiłki finansowane przez pracodawcę w celu efektywnego przeprowadzenia spotkania stanowią dla pracowników jakiekolwiek przysporzenie.

Pracownicy nie biorą udziału w spotkaniu jako osoby prywatne, ale jako reprezentanci spółki. Spotkania mają charakter służbowy i wchodzą w zakres ich obowiązków. Zatem poniesione wydatki nie są dla zatrudnionych przychodem ze stosunku pracy, a przedsiębiorca nie ma obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na PIT.