Z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczonych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane do celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Do środków trwałych nie zalicza się składników majątkowych, których przewidywany okres używania jest krótszy niż rok. Podatnik może także nie zaliczyć do środków trwałych przedmiotów majątkowych o wartości jednostkowej nieprzekraczającej 3,5 tys. zł.
Organy podatkowe generalnie nie kwestionują takich wydatków, jeżeli można w sposób jednoznaczny wykazać, iż będą służyły one tylko prowadzonej działalności gospodarczej. Takie stanowisko prezentuje Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Bielsku-Białej w piśmie z 29 września 2005 r., nr 2403-PDF-415-58-05 PBB1/423-978/05, w którym możemy przeczytać:
„(...) prowadzi Pani działalność gospodarczą, jaką jest udzielanie korepetycji oraz nauka języków obcych. Chce pani zakupić meble biurowe, których cena, Pani zdaniem, nie przekroczy wartości 1300 zl. Zakupione meble biurowe będą znajdowały się w Pani mieszkaniu prywatnym, ale zgodnie z Pani oświadczeniem będą służyć wyłącznie do działalności gospodarczej. Oznacza to, że wydatki związane z zakupem mebli biurowych w oparciu o cytowany na wstępie przepis art. 22 ust. 1 będą stanowić dla Pani koszty przychodów z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej (...)”.
Niestety, nie będzie to takie oczywiste w sytuacji, gdy zakupione meble znajdują się w mieszkaniu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, a po godzinach urzędowania służą one potrzebom prywatnym właściciela firmy. Zakup mebli do mieszkania, które służy i działalności gospodarczej, i celom osobistym (mieszkalnym), nie zawsze będzie kosztem. Warto w tym przypadku być ostrożnym i do kosztów zaliczyć tylko te wydatki na zakup mebli lub wyposażenia, które służą prowadzeniu firmy, np. wydatki na zakup szafy przystosowanej do przechowywania dokumentów, która nie może z powodu swojej konstrukcji służyć do innych celów.
