Wyjazd służbowy przedsiębiorcy to koszt podatkowy

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie, zachowanie źródła przychodów.

Aby poniesiony wydatek można było zaliczyć do kosztów podatkowych musi istnieć między jego poniesieniem a przychodem związek przyczynowo skutkowy. Ponadto wydatek powinien być odpowiednio udokumentowany.

Wydatki na podróże służbowe to koszt

Koszty wyjazdów rozliczane w ramach podróży służbowych związane z prowadzoną działalnością gospodarczą mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. W związku z tym do kosztów firmowych można zaliczyć:

• faktyczne wydatki związane z wyjazdem (np. bilety kolejowe, koszty noclegu) oraz
• wartość diety służbowej, która wynosi 23 zł za każdą dobę podróży.

Łączną należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży do powrotu w następujący sposób:

• Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
• Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin przysługuje połowa diety, a powyżej 8 godzin przysługuje dieta w całej wysokości.

Podróż musi być udokumentowana

Na udokumentowanie podróży służbowej należy sporządzić dowód wewnętrzny, który opatrzony datą sporządzenia powinien zawierać następujące dane:

• imię i nazwisko osoby, która dokonała wydatków,
• cel podróży np. rozmowy z kontrahentem dot. zawarcia umowy,
• nazwę miejscowości docelowej,
• datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu,
• wartość diet obliczoną według powyższy zasad.

Podstawa prawna:

• art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz.U. z 2012 r., poz. 361) - updof,
• art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.) - ustawa o VAT.

Autor: Rafał Paciorkiewicz

Opracowanie redakcyjne: Lidia Pogodzińska