Otrzymane e-mailem faktury stanowią podstawę do odliczenia VAT na takich samych zasadach jak faktury papierowe. Istnieje obowiązek przechowywania ich w formie elektronicznej. Data otrzymania faktury e-mailem nie przesądza o terminie odliczenia VAT. Przesłane drogą elektroniczną faktury powinny być odpowiednio zabezpieczone, skatalogowane i dostępne (np. w razie kontroli).
Niektórzy podatnicy wciąż wahają się czy korzystać z możliwości otrzymywania faktur przesłanych drogą elektroniczną. Nie zawsze są pewni czy faktura przesłana w ten sposób uprawnia do odliczenia naliczonego podatku VAT na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych.
Fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Regulacje prawne obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. dopuszczają możliwość otrzymywania faktur w formacie PDF, w formie skanu lub faksem. Otrzymane w takiej formie faktury (np. jako załącznik w wiadomości e-mail w formacie PDF) spełniają określone w art. 106m oraz 112 ustawy o VAT wymogi, o ile od momentu wystawienia faktury do końca okresu jej przechowywania będzie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność.
Podatnikowi, który zdecyduje się na archiwizowania faktur elektronicznych przysługuje prawo do odliczenia VAT wykazanego na fakturach od dostawców, otrzymanych pocztą elektroniczną w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Faktury otrzymywane drogą elektroniczną mogą być drukowane i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w taki sam sposób jak faktury otrzymywane w formie papierowej. Istotne jest aby przechowywane były również w formie elektronicznej, na dysku komputera z podziałem na odpowiednie okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur drogą elektroniczną powstaje na takich samych zasadach jak w przypadku faktu papierowych. Od początku 2014 r. obowiązują nowe zasady tego odliczenia. Powstaje ono w rozliczeniu za okres w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres w którym nabywca otrzymał fakturę lub dokument celny. Data otrzymania faktury e-mailem nie będzie przesądzała o terminie odliczenia VAT.
Magdalena Skalska
Zobacz także:
