Prowadzenie PKPiR wydaje się łatwe, jednak w praktyce pojawiają się sytuacje, które mogą powodować problemy. Jedną z takich problematycznych sytuacji będzie dotarcie faktury do firmy po zamknięciu miesiąca.
W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. W związku z tym powinien Pan zaksięgować otrzymaną fakturę za usługi telekomunikacyjne w dacie poniesienia kosztu, czyli wystawienia otrzymanej faktury.
Jednak w sytuacji gdy dokonane zostały już zapisy w PKPiR, a faktura dotarła do firmy po dacie wystawienia należy ją ująć w momencie faktycznego otrzymania, z dokonaniem stosownego opisu przyczyny, w miejscu przewidzianym na wpisywanie uwag w księdze. Postępowanie takie pozwoli bowiem na uniknięcie ewentualnego zarzutu wadliwości księgi, postawionego przez organy podatkowe, a polegającego na niechronologicznym dokonywaniu zapisów w księdze.
Takie stanowisko potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Rzeszowie w piśmie z 17 wrześnie 2007 r., nr L.IS.I/1/4151/33/2007, gdzie czytamy:
"(...) Momentem ujęcia kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów będzie data jego poniesienia, czyli data wystawienia faktury; gdy podatnik otrzymał fakturę w terminie późniejszym niż widniejąca na niej data wystawienia, a w między czasie dokonał już innych zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów czy też podsumował miesiąc, w którym faktura została wystawiona – winien dokonać jej wpisu w dniu faktycznego otrzymania faktury (...)".
Natomiast ustawodawca w sposób szczególny uregulował prawo do odliczania VAT z faktur za usługi telekomunikacyjne. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony z tytułu nabycia tego rodzaju usług powstaje w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin zapłaty faktury, pod warunkiem że faktura zawiera informacje, jakiego okresu dotyczy. Dlatego też powinien Pan odliczyć VAT zawarty w otrzymanej fakturze za usługi telekomunikacyjne zgodnie z terminem płatności uwidocznionym na tej fakturze.
