Otrzymana nota obciążeniowa, nawet jeśli jest z datą styczniową, a dotyczy usługi za rok ubiegły i księgi za ten rok nie zostały jeszcze zamknięte, to należy ją ująć jako przychód z grudnia roku poprzedniego.
Jeżeli okresem sprawozdawczym firmy jest rok kalendarzowy, to wszystkie zdarzenia powinny być ewidencjonowane za okres, którego dotyczą i na podstawie, bądź dokumentu zewnętrznego, jakim jest np. faktura, bądź dowodu wewnętrznego. Jeśli otrzymana nota obciążeniowa jest z datą styczniową, dotyczy ona roku ubiegłego i księgi są nadal otwarte, w związku z tym ujmuje się jako przychód grudnia roku poprzedniego.
W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które w tym okresie sprawozdawczym wystąpiło (art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Dodatkowo należy podkreślić, że zapisów w księgach jednostki dokonuje się na podstawie dowodów źródłowych, którymi mogą być zarówno dokumenty o charakterze zewnętrznym, jak i wewnętrznym (art. 20 ust. 2 uor).
Jeżeli zatem przyjmiemy, że typowym dla przedsiębiorstw okresem sprawozdawczym jest rok kalendarzowy, to zgodnie z powyższymi zasadami noty obciążeniowe powinny być ewidencjonowane w okresie, którego dotyczą i na podstawie, bądź dokumentu zewnętrznego, jakim jest np. faktura, bądź dowodu wewnętrznego.
Za datę powstania przychodu związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej uważa się, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:
- wystawienia faktury albo,
- uregulowania należności.
Ewidencja księgowa otrzymanej noty obciążeniowej :
- Dane z faktury VAT dokumentującej zakup towarów:
- Wn konto „Rozliczenie zakupu” (wartość w cenie zakupu)
- Wn konto „VAT naliczony i jego rozliczenie” (VAT naliczony)
- Ma konto „Rozrachunki z dostawcami” (łączna kwota zobowiązania).
- Przyjęcie zakupionych towarów do magazynu według cen ewidencyjnych, ustalonych na poziomie cen zakupu:
- Wn konto „Towary”
- Ma konto „Rozliczenie zakupu”.
- Uregulowanie zobowiązania wobec dostawcy:
- Wn konto „Rozrachunki z dostawcami”
- Ma konto „Rachunek bankowy”.
- Premia pieniężna przyznana przez dostawcę z tytułu zakupu określonej liczby towarów na podstawie uznaniowej noty obciążeniowej:
- Wn konto „Rozrachunki z dostawcami”
- Ma konto „Pozostałe przychody operacyjne”.
- Otrzymanie środków z tytułu przyznania premii pieniężnej:
- Wn konto „Rachunek bankowy”
- Ma konto „Rozrachunki z dostawcami”.
Podstawa prawna: art. 6, art. 20 ust. 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
Grzegorz Magdziarz, biegły rewident
Zobacz także:
