Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji

Przygotowanie inwentaryzacji wymaga wielu czynności. Część z nich ma charakter jednorazowy bądź sporadycznie powtarzany (przygotowanie i aktualizacja instrukcji inwentaryzacyjnej). Część jest natomiast regularnie powtarzana przy każdej inwentaryzacji (np. wydanie zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, przygotowanie pól spisowych, liczenie, weryfikacja itd.).

Kierownik wydaje zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji i wręcza je przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub osobie odpowiedzialnej za poprawne przeprowadzenie inwentaryzacji.

W zarządzeniu w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji powinno się wskazać co najmniej:

• podstawę prawną, na podstawie której jest przeprowadzana inwentaryzacja,
• jakie składniki mają zostać objęte inwentaryzacją z odniesieniem albo do terminu ich inwentaryzacji, albo wskazania, że terminy te są wyszczególnione w planie/harmonogramie inwentaryzacji,
• osoby, którym powierza się wykonanie obowiązków związanych z przeprowadzeniem inwentaryzacji i poszczególnych jej etapów,
• konieczność przygotowania pól spisowych i złożenia oświadczeń przez osoby materialnie odpowiedzialne,
• termin zakończenia rozliczenia inwentaryzacji,
• termin wejścia w życie zarządzenia (najczęściej jest to jego dzień wydania).

Jeśli w jednostce nie działa stała komisja inwentaryzacyjna, to w zarządzeniu może zostać powołany jej przewodniczący oraz skład. Mogą zostać również wskazane osoby, które mają być członkami zespół spisowych, choć najczęściej zespoły te są obecnie powoływane przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji pozostaje w aktach komórki finansowo-księgowej, czyli komórki prowadzącej dokumentację inwentaryzacyjną. Aby sprawnie przeprowadzić inwentaryzację, każda jednostka powinna opracować harmonogram. W tabeli zebrano główne etapy działań ze wskazaniem, kto bierze w nich udział i jaki jest zakres obowiązków.