Odmowa podpisania sprawozdania finansowego wymaga uzasadnienia

W takiej sytuacji odmowa podpisu musi być złożona pisemnie, a jako uzasadnienie należy wskazać chorobę.

W przypadku różnych form organizacyjnych podpisy, jako kierownicy jednostek, powinni złożyć w spółce:

• akcyjnej - zarząd,

• z ograniczoną odpowiedzialnością - zarząd,

• komandytowo-akcyjnej - komplementariusze,

• komandytowej - komplementariusze,

• partnerskiej - partnerzy (wspólnicy) lub zarząd, jeśli jest powołany,

• jawnej - wspólnicy prowadzący sprawy spółki,

• cywilnej - wspólnicy prowadzący sprawy spółki, oraz

• w przedsiębiorstwie osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą - osoba fizyczna prowadząca działalność,

W jednostce będącej w postępowaniu upadłościowym sprawozdanie podpisuje likwidator, a także syndyk lub zarządca ustanowiony w postępowaniu upadłościowym.

Podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki musi znajdować się na każdej części sprawozdania finansowego, czyli na:

• wprowadzeniu do sprawozdania finansowego,

• bilansie,

• rachunku zysków i strat,

• dodatkowych informacjach i objaśnieniach,

• rachunku przepływów pieniężnych i zestawieniu zmian w kapitale (funduszu) własnym - jeśli jednostka jest obowiązana je sporządzać.

Nie ma obowiązku podpisywania każdej strony wchodzącej w skład sprawozdania finansowego, np. każdej strony wielostronicowych zazwyczaj dodatkowych informacji i objaśnień. Data podpisania sprawozdania finansowego - wszystkich części składowych - powinna być taka sama. Jest to szczególnie istotne, jeśli w jednostce wystąpiły zdarzenia po dniu bilansowym i sprawozdanie finansowe, a właściwie jego elementy były zmieniane. Wówczas powinno się sporządzić nowe sprawozdanie finansowe (wszystkie elementy) i uprawnione osoby podpisując to sprawozdanie podają nową datę podpisu.

Sprawozdanie finansowe podpisują zawsze co najmniej dwie osoby. Daty ich podpisów nie muszą być takie same. Podpisanie sprawozdania oznacza potwierdzenie jego zawartości i wzięcie odpowiedzialności za zaprezentowane treści.  Zdarzyć się może, że z powodu zmiany osoby głównego księgowego, członka zarządu - nowa osoba pełniąca te funkcje nie będzie chciała przyjmować na siebie odpowiedzialności za informacje, na kształt których nie miała wpływu. Ma do tego prawo. Osoba odmawiająca złożenia podpisu na sprawozdaniu finansowym zobowiązana jest przedłożyć pisemne uzasadnienie, które należy dołączyć do sprawozdania finansowego.