Rezerwy z tytułu niewykorzystanego urlopu należy wykazać w bilansie

Rezerwa na niewykorzystane urlopy jest to, w świetle art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości, rozliczenie międzyokresowe bierne. Dotyczy ono bowiem podstawowej działalności operacyjnej jednostki i jest tworzone w związku z obowiązkiem wykonania w przyszłości świadczeń związanych z bieżącą działalnością na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych. Zobowiązania te wykazuje się w bilansie jako rezerwy na zobowiązania.

Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów niewykorzystanych urlopów w szczególności są dokonywane na urlopy pracowników produkcyjnych, pobierających wynagrodzenie uzależnione od efektów pracy (np. akordowe). Celem ich dokonywania jest właściwe odniesienie kosztów do okresu, w którym jednostka faktycznie uzyskuje efekty pracy pracowników.

Decyzję o utworzeniu rezerwy powinien podjąć kierownik jednostki, kierując się następującymi względami:

• rodzajem grupy pracowników, których dotyczą niewykorzystane w danym roku kalendarzowym urlopy wypoczynkowe, oraz

• istotnością kosztów z tytułu wynagrodzeń za zaległe urlopy.

Wynagrodzenie za urlop nie jest dodatkowym wynagrodzeniem pracownika, który otrzymuje z zasady 12 pensji. Zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.

Pracodawca ma prawo odstąpić od tworzenia rezerw na niewykorzystane urlopy w przypadku pracowników, których wynagrodzenia nie podlegają w ciągu roku znaczącym wahaniom, np. pracowników, których wynagrodzenie w całości albo w przeważającej części oparte jest na tzw. elementach stałych.

Sporządzając sprawozdanie, należy w nim uwzględniać zdarzenia po dniu bilansowym (zgodnie z art. 8 uor). Informacja z działu kadr o wykorzystaniu urlopów może być potraktowana jako kolejna przesłanka pozwalająca na odstąpienie od tworzenia tego rodzaju rezerw.

Natomiast uzasadnione będzie ich utworzenie w przypadku pracowników produkcyjnych wynagradzanych w formie akordu. Zmienność wynagrodzenia uzależniona od efektywności pracownika istotnie wpływa na wynik finansowy jednostki. Utworzenie wtedy rezerwy na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe umożliwia zachowanie zasady współmierności i odniesienie kosztu do okresu, za który urlop przysługuje.

Ustawa o rachunkowości nie określa zasad wyceny świadczeń pracowniczych. Dlatego należy kierować się postanowieniami Krajowego Standardu Rachunkowości nr 6 „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe” (Dz. Urz. Min. Fin. z 2014 r. poz. 12), które w tej sprawie odsyłają do regulacji zawartych w Międzynarodowym Standardzie Rachunkowości nr 19. Świadczenia z tytułu urlopów, jako płatne nieobecności, stanowią krótkoterminowe świadczenia pracownicze. Wycenia się je w takim przypadku w wielkości przewidywanych wynagrodzeń pracowników za ten urlop. Zasadne jest, aby wartość rezerw obejmowała również składki ZUS w części obciążającej pracodawcę oraz inne obciążenia pracodawcy wynikające z prawa albo regulaminów i układów zbiorowych. Szacunek kwoty rezerwy powinien uwzględniać obowiązkowe obciążenie pracodawcy wynikające z obowiązujących na dzień szacowania rezerwy przepisów prawa.

Zgodnie z pkt 2.3 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 6 rezerwy na świadczenia pracownicze są związane bezpośrednio z działalnością operacyjną, a więc z wytwarzaniem, sprzedażą (handlem) i fazą posprzedażną, a także ogólnym zarządem. W związku w tym należy je zaliczyć w ciężar kosztów działalności operacyjnej i ująć w księgach rachunkowych w korespondencji z kontem „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Warto przypomnieć, że zgodnie z przepisami prawa podatkowego utworzone RMBnie stanowią kosztów uzyskania przychodóww chwili ich ujęcia w księgach rachunkowych. Są tytułem różnicy przejściowej między wartością księgową i podatkową pasywów. Tworzy się więc aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego. Zarówno wynagrodzenia, jak i składki ZUS od wynagrodzeń za urlopy za poprzedni rok wykorzystane przez pracowników w następnym roku są – zgodnie z regulacjami podatkowymi – kosztem uzyskania przychodów w momencie ich naliczenia jako elementu listy płac albo dopiero wypłaty, gdy pracodawca nie dotrzyma terminów przekazania wynagrodzeń pracownikom, składek na ubezpieczenia społeczne i fundusze do ZUS.