Podstawą dokonywania zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, zwane dokumentami źródłowymi. W wyjątkowych sytuacjach, ustawa o rachunkowości dopuszcza stosowanie dowodów zastępczych, ale wyłącznie w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania dowodów zewnętrznych.
Jeżeli kierownik jednostki sektora finansów publicznych nie jest w stanie zdobyć od kontrahenta faktury, rachunku, czy noty, a mimo wszystko musi zaksięgować daną operację, może dopuścić jej dokumentowanie, za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.
Dowody zastępcze nie mogą dotyczyć zakupów podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług
Stosując dowody zastępcze trzeba jednak pamiętać, że muszą one zawierać wszelkie elementy dowodu księgowego.
Elementy dowodu księgowego
Cechy dowodu księgowego zostały określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, z którego wynika, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
opis operacji oraz jego wartość,
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą – także datę sporządzenia dowodu,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby której wydano lub przyjęto składniki aktywów.
Jeżeli więc przykładowo oświadczenie pracownika merytorycznego o poniesieniu drobnego wydatku będzie posiadało wymienione cechy dowodu księgowego, jednostka będzie mogła zaksięgować taki dokument.
Odpowiednie zapisy w polityce rachunkowości
Stosowanie w praktyce zastępczych dowodów księgowych, musi zostać uprzednio uregulowane w polityce rachunkowości, do przyjęcia i aktualizowania której, zobowiązany jest kierownik jednostki.
W polityce rachunkowości należy szczegółowo określić:
szczegółowe zasady wystawiania zastępczych dowodów księgowych, w tym podstawę ich wystawiania,
okoliczności ich wystawiania,
osoby uprawnione do ich wystawiania,
inne przyczyny wynikające ze specyfiki jej działalności.
Podstawa prawna:
- Ustawa z 29 września 1994r o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330).
Elżbieta Gaździk , główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej
Zobacz także:
