Jednostka sektora finansów publicznych otrzymując paragon fiskalny, może uznać go za dowód księgowy. Paragon fiskalny powinien być czytelny i musi umożliwiać nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji. W przypadku, gdy nie zawiera on np. danych nabywcy, należy umieścić je na odwrocie.
Zapisów w księgach rachunkowych należy dokonywać na podstawie
dowodów księgowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczych. Powinny one zawierać co najmniej następujące elementy:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania
(art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Jak wynika z przepisów rozporządzenia ministra finansów w sprawie kas rejestrujących paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać:
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
- numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
- numer kolejny wydruku,
- datę oraz godzinę i minutę sprzedaży,
- oznaczenie „Paragon fiskalny”,
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację,
- cenę jednostkową towaru lub usługi,
- ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku,
- wartość rabatów lub narzutów, o ile występują,
- wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów,
- wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
- łączną kwotę podatku,
- łączną kwotę sprzedaży brutto,
- oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto,
- kolejny numer paragonu fiskalnego,
- numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
- numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) – na żądanie nabywcy,
- logo fiskalne i numer unikatowy kasy.
Ponadto paragon fiskalny powinien być czytelny i musi umożliwiać nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji. Tak więc w przypadku, gdy jednostka otrzymała paragon czy też rachunek konsumencki za zakupy i jeżeli zawiera on elementy wymagane według powyższego rozporządzenia, to może on być dowodem księgowym. Pozostałe dane, tj. nazwę i adres firmy dokonującej zakupu, jednostka powinna uzupełnić sama.
Dokument taki po dokonaniu kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym będzie podstawą zapisu w księgach rachunkowych. Taki sposób dokumentowania dotyczy drobnych zakupów, gdy nie jest możliwe uzyskanie rachunku czy też faktury. Taki sposób dokumentowania należy też zapisać w polityce rachunkowości jednostki.
Podstawa prawna:
- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.),
- Rozporządzenie ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r. nr 363).
Halina Skiba,specjalista ds. rozliczeń finansowych w jednostce budżetowej
Zobacz także:
