Uzgadnianie zapisów ewidencji analitycznej i syntetycznej

Zgodnie z przepisem art. 16 ustawy o rachunkowości konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) zawierają zapisy, które stanowią uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzone są w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Muszą one zatem spełnić wymóg trwałego oznakowania nazwą jednostki, której dotyczą, wyraźnego ich oznaczenia co do roku obrachunkowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia, a także ich  przechowywania w ustalonej kolejności.

Zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych stanowią element prowadzonych przez jednostkę ksiąg rachunkowych i powinny zostać sporządzone co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Sporządzane są one jako:

• zestawienia sald na dany dzień w formie tabelarycznej (ewidencja prowadzona przy użyciu komputera),
• zestawienie sald poszczególnych grup składników majątku jednostki m.in. w formie tabel (ewidencja ręczna).

Ustawa o rachunkowości nie definiuje terminów oraz częstotliwości, w których jednostka jest zobowiązana do uzgodnienia zapisów widniejących w księgach pomocniczych oraz sald poszczególnych kont analitycznych z kontami księgi głównej. Regulacje w tym zakresie powinny zostać dokonane przez kierownika jednostki i sformalizowane w przyjętej do stosowania przez jednostkę polityce rachunkowości (z uwzględnieniem, że czynności te nie mogą być wykonywane rzadziej niż na koniec okresu obrachunkowego).

Schemat 1. Metodologia uzgadniania sald kont syntetycznych z analitycznymi