Warunkiem stosowania systemu równoważnego czasu pracy w transporcie jest wykonywanie przez kierowców przewozu drogowego w rozumieniu rozporządzenia WE nr 561/2006. Definiuje ono przewóz drogowy jako każdą podróż odbywaną w całości lub części po drogach publicznych przez pojazd, z ładunkiem lub bez, używany do przewozu osób lub rzeczy.
W Polsce drogami publicznymi są drogi krajowe, wojewódzkie, powiatowe, gminne oraz ulice leżące w ciągu takich dróg, więc każdy przejazd po takich drogach pojazdem używanym do przewozu rzeczy będzie wykonywaniem przewozu drogowego. To wystarcza, by zgodnie z przepisem stosować wobec kierowców system równoważny, pozwalający na planowanie przedłużonego do maksymalnie 12 godzin wymiaru dobowego, jak również planowanie kierowcom dniówek krótszych niż norma dobowa.
Ten system pozwoli więc pracodawcy uniknąć przypadków płacenia za przestoje w dniówkach, w których nie jest on w stanie zapewnić kierowcom 8 godzin pracy, oraz wydłużyć dobowy wymiar w przypadku realizacji dłuższych tras zagranicznych, pozwalając szybciej zrealizować zadanie bez konieczności wykonywania pracy w nadgodzinach.
Stosowany system czasu pracy powinien być ustalony w regulaminie pracy lub obwieszczeniu. Obowiązek wydania regulaminu pracy dotyczy zakładów zatrudniających ponad 20 pracowników, które nie są objęte postanowieniami układu zbiorowego pracy. Mniejsze firmy określają systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe w obwieszczeniu pracodawcy. Przepisy nie wprowadzają obowiązku konsultowania tego dokumentu z przedstawicielami pracowników ani podawania go do wiadomości załogi z wyprzedzeniem, więc pracodawca jest w tym zakresie ograniczony jedynie przepisami oraz własnymi wcześniejszymi decyzjami.
Komplikacje mogą wyniknąć w przypadku, gdy pracodawca zawarł informację o systemie czasu pracy w treści indywidualnych umów z kierowcami, gdyż jego zmiana będzie wymagać modyfikacji ich treści w drodze aneksowania umów lub wręczania kierowcom wypowiedzeń zmieniających. W pozostałych przypadkach stosowanie systemu równoważnego wymaga jedynie zmiany obwieszczenia o czasie pracy wydanego przez pracodawcę i poinformowania kierowców o nowych zasadach planowania i rozliczania ich czasu pracy w treści informacji przekazywanych w oparciu o art. 24 pkt 1 ustawy o czasie pracy kierowców.
