Wpisy manualne na wykresówce – podstawowe zasady

Niektórych okresów swojej pracy kierowca nie jest w stanie zarejestrować na wykresówce lub karcie kierowcy za pomocą tachografu. Będzie tak zawsze, gdy wykonywał pracę poza pojazdem (np. związane z załadunkiem i rozładunkiem, dokumentacją czy też obsługą urządzeń), był w dyspozycji, miał przerwę lub odpoczywał, a jego karta nie była zalogowana w tachografie. Czasu prowadzenia pojazdu nie można wpisać ręcznie, ponieważ ten rodzaj aktywności jest automatycznie rejestrowany przez tachograf zawsze, gdy pojazd się porusza.

Dane zawsze należy wpisywać w sposób opisany w instrukcji. Firma powinna zadbać o udostępnienie tego dokumentu kierowcom, w jej interesie leży przecież, aby kierowca dokonywał wpisów manualnych poprawnie.

Oto 6 zasad, które warto wziąć pod uwagę przy dokonywaniu wpisów:

1. Włożenie karty. Żeby dokonać wpisu manualnego, trzeba włożyć kartę do tachografu, gdyż to w jej pamięci zapisywane są aktywności.

2. Zebranie danych. Zanim zaczniemy wpisywać dane, przygotujmy sobie informacje, które chcemy wprowadzić (daty i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia aktywności, rodzaj tej aktywności). Jeżeli bowiem podczas wpisywania będziemy się zbyt długo zastanawiać, tachograf po pewnym czasie bezczynności powróci do normalnego ekranu bez zapisania czegokolwiek w pamięci. Wówczas cały proces będziemy musieli rozpoczynać od nowa.

3. Strefa czasowa. Zwróćmy uwagę, jakiego czasu używamy przy podawaniu godzin. W niektórych tachografach nie ma wyboru, dostępny jest wyłącznie czas UTC (uniwersalny czas skoordynowany, różniący się od środkowoeuropejskiego zimą o jedną godzinę, a latem o dwie). Wówczas trzeba przeliczyć godziny lokalne na UTC. W innych tachografach jest dostępna opcja wyboru i możemy użyć czasu lokalnego.

4. Podpowiedzi tachografu. Zazwyczaj początek wprowadzanej aktywności będzie już wyświetlony, gdyż domyślnie jest to czas ostatniego wyjęcia karty kierowcy z tachografu albo „końce” poprzednich aktywności. Dzięki temu łatwiej jest zapełnić cały brakujący okres, podczas którego karta nie była zalogowana w tachografie. Warto przy kupowaniu tachografu zwrócić uwagę, czy urządzenie ma taką funkcję.

5. Ograniczona pojemność. Niektóre tachografy, szczególnie te starsze, mają ograniczoną liczbę możliwych do wpisania czynności, np. kilkanaście. Dowiemy się tego z instrukcji tachografu. W takim przypadku może się zdarzyć, że kierowca nie da rady wpisać wszystkich swoich aktywności, jeśli jego dzień pracy był złożony z bardzo wielu krótkich okresów przerwy i pracy na zmianę. W takiej sytuacji trzeba zrezygnować z wpisania najkrótszej przerwy.

6. Zapisanie danych. Po wpisaniu wszystkich okresów aktywności należy ostatecznie zatwierdzić wprowadzone dane (tachograf o to „zapyta”). Przed zatwierdzeniem można jeszcze edytować wprowadzone dane. Ich poprawność najlepiej sprawdzić, wykonując wydruk z karty kierowcy z okresu obejmującego wprowadzone aktywności.