Limit wydatków na noclegi podczas podróży służbowej

Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot udokumentowanych rachunkiem kosztów przekraczających limit jedynie w uzasadnionych przypadkach, np. gdy brakowało miejsc w tańszych hotelach w innym mieście, do którego podczas trwania podróży pracownik musiał niespodziewanie służbowo pojechać.

Jeśli pracownik nie okaże rachunku z miejsca noclegowego, a nie zapewniono mu bezpłatnego spania, otrzyma ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, a więc 45 zł. Ryczałt przysługuje, pod warunkiem że nocleg trwa co najmniej 6 godzin, między godzinami 21.00 a 7.00.

Z kolei ani ryczałt, ani zwrot kosztów noclegów nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu (czyli może sypiać w domu). Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

W szczególnych okolicznościach pracodawca może się zgodzić na zwrot kosztów stwierdzonych rachunkiem, przekraczających górny limit. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Wysokość limitów wzrosła od 1 marca zeszłego roku, podobnie jak diet za dobę podróży do danego państwa docelowego.

Przykładowo, limit noclegowy do Niemiec wzrósł ze 103 euro do 150 euro. Ani ryczałt, ani zwrot faktycznych kosztów nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeśli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnili pracownikowi bezpłatne noclegi.