Świadczenia przysługujące pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową oraz wytyczne w zakresie podróży zagranicznych zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wysokość zwróconych pracownikom należności za czas podróży służbowych do wysokości limitu określonego w odrębnych przepisach zwolniona jest z opodatkowania podatkiem dochodowym.
Zgodnie z § 9 ust. 1 ww. rozporządzenia, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów poniesionych na zapewnienie noclegu, w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu (określonego w załączniku do rozporządzenia).
W ust. 3 tego samego artykułu ustawodawca zawarł klauzulę o następującej treści: "W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1". Ustawodawca wprawdzie nie wyszczególnia uzasadnionych przypadków, lecz na względzie należy mieć sytuacje, gdy wskutek okoliczności wcześniej nieznanych lub niemożliwych do przewidzenia, bądź też wskutek istnienia określonego stanu faktycznego, nie jest możliwe zapewnienie pracownikowi w podróży służbowej noclegu za cenę nieprzewyższającą limitu.
