Niezależnie od tego, czy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w kwocie stałej czy zmiennej, czy też tylko niektóre składniki płacowe są stałe, a inne – zmienne samo obliczanie ekwiwalentu urlopowego przebiega na podobnych zasadach. Zasadnicza różnica polega na ustalaniu samej podstawy wymiaru ekwiwalentu.
Często pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej. W takim przypadku składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Fakt przyznania podwyżki pensji w ostatnich miesiącach przed zwolnieniem z pracy nie oznacza, że wynagrodzenie jest zmienne.
Przykład: pracownik miał ustalone w umowie o pracę wynagrodzenie miesięczne w kwocie stałej – 3.000 zł. W styczniu 2013 r. otrzymał podwyżkę i od tego miesiąca przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości 4.300 zł. Jednak już w lutym 2013 r. został zwolniony dyscyplinarnie z pracy. W takim przypadku podstawą wymiaru ekwiwalentu urlopowego jest wynagrodzenie za pracę przysługujące od lutego, czyli 4.300 zł.
Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu (§ 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). To oznacza, że w każdym przypadku, gdy mamy do czynienia z wynagrodzeniem określonym w stawce godzinowej, wynagrodzenie ustalamy w średniej wysokości. Jest to spowodowane zmiennością podstawowego składnika płacy, jakim jest wynagrodzenie zasadnicze.
Przykład: pracownik jest zatrudniony w spółce G. od 2001 r., przy czym od stycznia 2012 r. pełni on funkcję członka zarządu spółki. W 2012 r. nie wykorzystał w ogóle urlopu wypoczynkowego. Dodatkowo przysługuje mu jeszcze 12 dni niewykorzystanego urlopu z 2011 r. Pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze 26 dni. Zgodnie z obowiązującymi od początku 2012 r. zapisami umowy otrzymuje on wynagrodzenie miesięczne w stałej kwocie równe 25.000 zł oraz prowizję w wysokości 5% wartości obrotu firmy.
Pracownik został odwołany z funkcji członka zarządu 31 stycznia 2013 r. i w tym samym dniu rozwiązano umowę o pracę na mocy porozumienia stron. Pracownikowi przysługuje w takim przypadku ekwiwalent za:
- 12 dni urlopu zaległego z 2011 r.,
- 26 dni urlopu zaległego z 2012 r.,
- 3 dni urlopu za 2013 r. (urlop proporcjonalny 1/12 × 26 dni).
Podstawą wymiaru ekwiwalentu jest w tym przypadku wynagrodzenie obowiązujące w styczniu 2013 r., tj.: 25.000 zł wynagrodzenia zasadniczego (składnik stały) oraz średnia prowizja wypłacona w okresie październik 2012 r. – grudzień 2012 r. (składnik zmienny).
Katalog wyłączeń z podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego jest zamknięty. Pracodawca nie może go rozszerzać, ustalając w przepisach płacowych (np. w regulaminie wynagradzania), że jakiś dodatek nie będzie zaliczany do podstawy wymiaru ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Przy naliczaniu ekwiwalentu nie wolno stosować reguł odnoszących się do świadczeń chorobowych. W szczególności bez znaczenia jest, czy dany składnik przysługuje pracownikowi w okresie choroby, czy też nie. Świadczenia te mają zupełnie inny charakter i inne podstawy prawne.
Podstawa prawna: § 6 i § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8
stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu
wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz
ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).
Sabina Dąbrowa-Lis, specjalista w zakresie wynagrodzeń
Zobacz także:
