Pracodawca może różnicować wynagrodzenia w zależności od zajmowanego stanowiska i w konsekwencji – od realnej wartości danej osoby dla firmy. Jednak zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego nie jest wynagrodzeniem, lecz świadczeniem stanowiącym zwrot poniesionych kosztów podróży służbowej.
W odniesieniu do przejazdów w podróży służbowej istotne jest wprowadzenie do regulaminu wynagradzania zapisów dotyczących zasad użytkowania pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Takie zapisy mogą pojawić się zarówno w przepisach wewnętrznych pracodawcy prywatnego, jak i pracodawcy ze sfery budżetowej. Pracodawca powinien ustalić zatem:
- czy dopuszcza się używanie przez pracowników w podróży służbowej prywatnych pojazdów (niebędących własnością pracodawcy), a jeśli tak to również w jakim trybie następuje podjęcie decyzji o zastosowaniu takiego środka transportu (np. na wniosek pracownika) i
- w jaki sposób następuje rozliczenie kosztów jego użytkowania w delegacji – w tej kwestii najlepiej ustalić stałą wysokość zwrotu kosztów za 1 km przebiegu.
Regulamin wynagradzania może wskazywać na zwrot kosztów podróży służbowej prywatnym środkiem transportu w wysokości:
- pełnej kwoty wynikającej z rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy albo
- tylko części – np. tylko 50% tej kwoty.
Pracodawca osiągnie tym sposobem m.in. ujednolicenie stawek stosowanych przy wszystkich rozliczeniach z pracownikami z tym związanych.
Przy braku stałej regulacji określającej wysokość zwrotu kosztów używania w delegacji prywatnego środka transportu może powstać sytuacja, w której stawki dla poszczególnych pracowników będą różne – co grozi zarzutem naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Trzeba bowiem pamiętać, że zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego podczas delegacji to nie forma premii czy nagrody, ale rozliczenie kosztów pracownika poniesionych w celu wykonania zadania służbowego. W takiej samej wysokości powinien otrzymać go pracownik zatrudniony np. na stanowisku dyrektora, jak i sprzedawcy. Inne zasady dotyczące zwrotu kosztów mogą spowodować uzasadniony zarzut naruszenia przepisów o równym traktowaniu w zatrudnieniu.
Podstawa prawna:
- rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
- rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Marek Rotkiewicz, prawnik, wykładowca na szkoleniach dotyczących m.in. tematyki podróży służbowych
Zobacz także: