Koszty przejazdów w podróży służbowej są takie same dla wszystkich

Data: 10-06-2013 r.

Pracodawca może różnicować wynagrodzenia w zależności od zajmowanego stanowiska i w konsekwencji – od realnej wartości danej osoby dla firmy. Jednak zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego nie jest wynagrodzeniem, lecz świadczeniem stanowiącym zwrot poniesionych kosztów podróży służbowej.

W odniesieniu do przejazdów w podróży służbowej istotne jest wprowadzenie do regulaminu wynagradzania zapisów dotyczących zasad użytkowania pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Takie zapisy mogą pojawić się zarówno w przepisach wewnętrznych pracodawcy prywatnego, jak i pracodawcy ze sfery budżetowej. Pracodawca powinien ustalić zatem:

  • czy dopuszcza się używanie przez pracowników w podróży służbowej prywatnych pojazdów (niebędących własnością pracodawcy), a jeśli tak to również w jakim trybie następuje podjęcie decyzji o zastosowaniu takiego środka transportu (np. na wniosek pracownika) i
  • w jaki sposób następuje rozliczenie kosztów jego użytkowania w delegacji – w tej kwestii najlepiej ustalić stałą wysokość zwrotu kosztów za 1 km przebiegu.

Regulamin wynagradzania może wskazywać na zwrot kosztów podróży służbowej prywatnym środkiem transportu w wysokości:

  • pełnej kwoty wynikającej z rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy albo
  • tylko części – np. tylko 50% tej kwoty.

Pracodawca osiągnie tym sposobem m.in. ujednolicenie stawek stosowanych przy wszystkich rozliczeniach z pracownikami z tym związanych.

 

Przy braku stałej regulacji określającej wysokość zwrotu kosztów używania w delegacji prywatnego środka transportu może powstać sytuacja, w której stawki dla poszczególnych pracowników będą różne – co grozi zarzutem naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Trzeba bowiem pamiętać, że zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego podczas delegacji to nie forma premii czy nagrody, ale rozliczenie kosztów pracownika poniesionych w celu wykonania zadania służbowego. W takiej samej wysokości powinien otrzymać go pracownik zatrudniony np. na stanowisku dyrektora, jak i sprzedawcy. Inne zasady dotyczące zwrotu kosztów mogą spowodować uzasadniony zarzut naruszenia przepisów o równym traktowaniu w zatrudnieniu.

Podstawa prawna:

  • rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
  • rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Marek Rotkiewicz, prawnik, wykładowca na szkoleniach dotyczących m.in. tematyki podróży służbowych


Zobacz także:

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Oskładkowanie umów cywilnoprawnych – 11 odpowiedzi na pytania

pobierz

Okres zasiłkowy

pobierz

Jak rozliczać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2017 roku

pobierz

Dokumenty ubezpieczeniowe – 8 odpowiedzi na pytania

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 32659 )
Array ( [docId] => 32659 )