Duże przedsiębiorstwa potrafią skalkulować sobie oszczędności czasu i pieniędzy, jakie mogą osiągać dzięki stosowaniu elektronicznej faktury. Firmy redukujące swój wpływ na środowisko w naturalny sposób zaczynają się interesować e-fakturą, bo jej stosowanie to jedna z metod na prowadzenie działalności eko.
Zdarzają się nawet przypadki, że przedsiębiorstwa usiłujące działać w zgodzie ze środowiskiem żądają od wystawców faktur papierowych, by ponosili koszty ich przechowywania.
Zależność jest prosta – gdy archiwa faktur papierowych się powiększają, to i wydatki na ich eksploatację są coraz bardziej dotkliwe. Z kolei uwolnienie się od konieczności archiwizowania faktur papierowych wiąże się z redukcją wydatków, nieraz znaczną.
Korzyść dla środowiska, niższe koszty
Stosowanie e-faktur pozwala też przedsiębiorcom na oszczędność czasu. Proces fakturowania i płatności trwa od 19 do 40 dni – średnio ok. 30 dni od momentu zakończenia cyklu billingowego. Skutkuje to niższymi przychodami z inwestycji (np. z lokaty) lub zwiększonymi kosztami obsługi zadłużenia.
Dla średniej wielkości operatora telekomunikacyjnego, skrócenie cyklu spływu wszystkich należności o połowę, może oznaczać korzyści finansowe w wysokości ponad 630 tys. zł w skali miesiąca, co daje ok. 7,6 mln zł rocznie.
Nic dziwnego, że to duże firmy, jako pierwsze stawiły czoła wyzwaniu wdrożenia obrotu e-fakturami ze swoimi kontrahentami, klientami, a także ze służbami skarbowymi.
Duża nieufność
Natomiast mniejsze firmy z rezerwą podchodzą do e-faktury. Powodem jest niejasność przepisów o zasadach ich stosowania, a także sprzeczne interpretacje. Regulacyjny straszak skłania do trzymania się tradycyjnych rozwiązań.
– E-faktury są wygodniejsze, tańsze i bardziej ekologiczne niż papierowe formy rozliczeń. Z badań wynika, że przedsiębiorcy korzystający z nich cenią sobie oszczędności, krótszy czas dostarczenia i lepszą kontrolę nad dokumentami – podkreśla Zbigniew Gajewski, zastępca dyrektora generalnego PKPP Lewiatan.
Środowisko biznesowe dla ochrony środowiska
W Polsce główną motywem skłaniającym do stosowania e-faktur jest obecnie chęć obniżenia kosztów. Udział tych faktur na polskim rynku B2B jest znikomy, a w wymianie B2C dominuje format pliku pdf, który tak naprawdę nie jest fakturą elektroniczną, a jedynie obrazem dokumentu papierowego. – Faktura w pliku pdf nie daje możliwości korzystania z głównego atutu e-dokumentu, jakim jest automatyczne przetwarzanie go – uważa Miikka Savolainen, dyrektor zarządzający Itella Information. – Rozwój udziału faktur elektronicznych w przepływach między firmami hamowany jest przez obawy, wynikające z niejasnych przepisów prawnych.
Chociaż należy podkreślić poprawę w tym zakresie, w porównaniu z warunkami prawnymi obowiązującymi przed grudniem 2010 r. Innego rodzaju przeszkodą jest brak odpowiednio przygotowanych menedżerów projektu ds. wprowadzenia e-fakturowania w firmach. Osoby z działu IT nie uznają prac związanych z dokumentami finansowymi za wchodzące w zakres ich obowiązków. Z kolei działy księgowe często obawiają się komplikacji, wynikających z używania nowych systemów elektronicznych i rezygnacji z faktur papierowych, do których nadal są bardzo przywiązane. Kluczową rolę w dziele upowszechnienia e-faktury ma do odegrania polski rząd. Taka sytuacja miała miejsce w Finlandii, skąd pochodzę.
To właśnie fiński rząd dał dobry przykład i wprowadził obowiązek elektronicznej wymiany dokumentów w przetargach publicznych. Staramy się te dobre praktyki promować na rynku polskim i obserwujemy ogromne zaangażowanie środowiska biznesowego w powodzenia naszych działań. Dodatkową pomocą stanie się z pewnością unijny projekt e-procurement, który zakłada zelektronizowanie procesu zamówień publicznych we wszystkich państwach członkowskich do roku 2016 – uważa dyrektor Savolainen.
