Aby określony wydatek można było zaliczyć do kosztów podatkowych koniecznym jest wykazanie jego związku z osiąganym przychodem lub szeroko rozumianą ochroną źródła przychodów. Ponadto wydatek ten nie może znajdować się w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu.
Reasumując określony wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodu, jeżeli:
- został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
- nie znajduje się na liście stanowiącej katalog wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.
Wydatek na hotel nie został wymieniony w negatywnym katalogu, również jest on w pełni uzasadniony w sytuacji, gdy firma zapraszająca ma zapoznać kontrahenta z oferowanymi produktami.
Dlatego też w mojej opinii wydatek na hotel dla kontrahenta, jako koszt pośredni może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu. Powyższe uwagi znajdują również potwierdzenie w opinii organów podatkowych. Przykładowo w piśmie Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Krakowie z dnia 29 kwietnia 2005, PD-3/423/1/05/AP, można przeczytać:
„(…) wydatki poniesione przez Spółkę na utrzymanie pokoju hotelowego, w którym odbywają się negocjacje, zatrzymują się kontrahenci i pracownicy na czas negocjacji kontraktów, przejazdu, odpraw celnych itp., a także Prezes Spółki na czas niezbędny do negocjowania kontraktów i zarządzania firmą, będą stanowiły koszty uzyskania przychodu po spełnieniu unormowania zawartego w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Podatnik, czyli Spółka powinien dysponować wymaganym przez prawo dowodem, że taki wydatek poniesiono i był niezbędny dla osiągnięcia przychodu firmy. Na podatniku więc spoczywa ciężar dowodu faktu, że dany koszt został poniesiony oraz udowodnienia związku między kosztem a przychodem.
Dowody poniesienia wydatków, które zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów, muszą być prawdziwe pod względem formalno-prawnym, merytorycznym i rachunkowym (…)”.
Jak widać Naczelnik nie kwestionuje powyższego wydatku, niemniej wspomina, iż to podatnik powinien wykazać, że takie koszty zostały poniesione w sposób racjonalny w celu uzyskania przychodów.
