Nawet 70% list płac zawiera błędy? Sprawdziliśmy, jak automatyzacja kadr i płac eliminuje pomyłki i ułatwia pracę

W badaniu „The potential of payroll: Global payroll survey” ADP tylko 33% specjalistów ds. kadr i płac zadeklarowało wysoką dokładność w przygotowywaniu list płac. Część pomyłek wychodzi na jaw dopiero po zgłoszeniu wątpliwości przez pracowników lub – co gorsza – po kontakcie z urzędnikami. Niepoprawne naliczanie wynagrodzeń – nawet jeżeli jest skutkiem nieświadomych potknięć – naraża pracodawcę nie tylko na całkowitą utratę zaufania przez pracowników, ale także karę grzywny, wynoszącą od 1000 zł do 30 000 zł.

Mimo że programy kadrowo-płacowe ułatwiają i przyspieszają naliczanie wynagrodzeń od ponad 20 lat, nie eliminują ryzyka błędów. Co prawda specjaliści nie rozliczają ręcznie pracowników, ale są zmuszeni do kolekcjonowania danych z wielu źródeł, np. arkuszy kalkulacyjnych online czy skanów papierowej ewidencji czasu pracy. Potem kopiują te informacje do programu. To właśnie na tym czasochłonnym i żmudnym etapie najłatwiej o pomyłki, które skutkują np. zaniżeniem wynagrodzeń.

– Rozbudowane kalkulatory offline, które instaluje się tylko na niektórych stanowiskach pracy, nie nadążyły za rozwojem technologii. Doskonale pokazują to zagraniczne trendy. Aktualnie prym wiodą rozwiązania chmurowe, które łączą pracodawców, specjalistów HR i pracowników. Program kadrowo-płacowy nowej generacji zastępuje niewspółpracujące ze sobą narzędzia i sprzyja wdrożeniu elektronicznego obiegu danych w firmach – komentuje Błażej Bereta, CEO TribePerk, start-upu świadczącego pełną obsługę kadrowo-płacową z dostępem do zautomatyzowanej platformy online.

Platforma TribePerk przechowuje wszystkie dane kadrowo-płacowe pracowników, które są automatycznie pobierane przez moduł płacowy. Listy płac i paski wynagrodzeń generuje się kilkoma kliknięciami. To rozwiązanie eliminuje najbardziej czasochłonne i podatne na błędy czynności, czyli kompletowanie rozproszonych danych i ich przepisywanie do programu kadrowo-płacowego.

Z danych American Payroll Association wynika, że automatyzacja kadr i płac redukuje koszty przetwarzania danych do 80%. – Czasami przedsiębiorcy nie zauważają, jak wiele czasu pochłania komunikacja z biurem rachunkowym lub między pracownikami a wewnętrznym działem HR, ponieważ nie rozpatrują jej w dłuższej perspektywie. Tymczasem firmy tracą nawet kilkanaście godzin w skali miesiąca na czynności, które można zautomatyzować – dodaje Błażej Bereta.

Z publikacji „The potential of payroll: Global payroll survey” wynika również, że niemal 50% specjalistów ds. kadr i płac uważa, że otrzymuje zbyt wiele pytań od pracowników. Główne wątpliwości dotyczą wysokości wynagrodzenia w stosunku do przepracowanych godzin. Zatrudnieni są sceptyczni również wobec potrąceń związanych z benefitami i zaliczek na podatek.

Niezależnie od tego, czy przedsiębiorstwo ma wewnętrzny dział kadrowo-płacowy, czy korzysta z usług biura rachunkowego, zwykle pracownicy nie mają wglądu we własne dane kadrowo-płacowe. Jeżeli chcą sprawdzić wynagrodzenie za okres zwolnienia lekarskiego lub niewykorzystaną liczbę dni urlopu, muszą skontaktować się ze specjalistą i czekać na odpowiedź. Cały proces nierzadko wydłuża się do kilku dni, zwłaszcza w przypadku tradycyjnego outsourcingu.

Problemem jest oprogramowanie instalowane lokalnie, do którego ma dostęp wyłącznie użytkownik danego komputera, np. pracownik biura rachunkowego. To rozwiązanie jest ograniczone zarówno pod kątem czasowym (dane są dostępne w godzinach otwarcia biura), jak i wydajnościowym (specjalista nie jest w stanie obsługiwać na bieżąco wielu zapytań).

Światowe trendy wskazują, że klasyczne programy kadrowo-płacowe offline ustąpią miejsca rozwiązaniom chmurowym, które ograniczają zbędną komunikację na rzecz samodzielnego pozyskiwania i raportowania danych. Tę wizję realizuje nowoczesna platforma kadrowo-płacowa TribePerk.

Przyjazny interfejs sprawia, że już od pierwszego zalogowania pracownik może raportować przepracowane godziny i zgłaszać nieobecności, a po zautomatyzowanym naliczeniu płac – pobrać pasek wynagrodzenia z czytelnie wyróżnionymi składnikami. W dowolnym momencie można sprawdzić m.in. nadgodziny do odebrania czy liczbę dni urlopu. Platforma TribePerk umożliwia również rozliczanie osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

Tradycyjny outsourcing kadr i płac bazuje na komunikacji e-mailowej. To oznacza, że pracodawca nie ma wglądu do listy płac od razu po jej stworzeniu w programie przez specjalistę. – Zdarza się, że późna wysyłka list płac przez biura rachunkowe skutkuje opóźnieniem w wypłacie wynagrodzeń, szczególnie jeśli termin wypada tuż przed weekendem. Outsourcing bazujący na zautomatyzowanej platformie pozwala na wcześniejsze przygotowanie listy płac, do której pracodawca zyskuje natychmiastowy dostęp – wyjaśnia Błażej Bereta, CEO TribePerk.

Samoobsługa pracownicza wpisuje się w automatyzację HR, która pochłonie nawet do 90% prostych zadań administracyjnych do 2035 roku według Oxford University. Zyska na tym również pracowniczy well-being, bo czytelne dane będą dostępne w ciągu kilku kliknięć. Zniknie frustracja i niepokój związany z czekaniem na odpowiedź na pytania o wynagrodzenie, które jest przecież jednym z najważniejszych motywatorów dla pracowników.