Ewidencja księgowa inwentaryzacji

Autor: Ewa Ostapowicz

Data: 23-11-2016 r.

Różnice inwentaryzacyjne do czasu ich rozliczenia ujmuje się na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”. Można także użyć odrębnego konta zespołu 2, np. 241 „Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych”. Ze względu na to, że niedobory i nadwyżki ewidencjonuje się osobno, najczęściej instytucja kultury stosuje odpowiednią analitykę (np. konto 241-1 „Rozliczenie niedoborów”, konto 241-2 „Rozliczenie nadwyżek”).

W księgach rachunkowych ujawnienie niedoboru ujmuje się zapisem:

Wn 241 „Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych” (analitycznie: „Rozliczenie niedoborów”),
Ma odpowiednie konto składnika majątku, w którym ujawniono niedobór (np. 300 „Materiały”, 010 „Środki trwałe”, 100 „Kasa)”.

Natomiast ujawnione nadwyżki ewidencjonuje się następująco:

Wn odpowiednie konto składnika majątku, w którym ujawniono nadwyżkę (np. 300 „Materiały”, 010 „Środki trwałe”, 100 „Kasa”),
Ma 241 „Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych” (analitycznie: „Rozliczenie nadwyżek”)

Przykład:

Instytucja kultury przeprowadziła inwentaryzację należności w drodze potwierdzenia sald na 20 grudnia 2016 r. Należności ustalono na kwotę 4.280 zł. Kontrahent 25 grudnia 2016 r. zapłacił 3.000 zł. Ze względu na to, że kontrahent dokonał częściowej zapłaty, to na dzień bilansowy trzeba o kwotę tej zapłaty pomniejszyć kwotę należności. W bilansie instytucja kultury wykaże wartość należności w wysokości 1.280 zł.

Do wyceny, rozliczenia i ustalenia różnic inwentaryzacyjnych należy przyjąć ceny poszczególnych składników majątku z ewidencji księgowej. Niedobory instytucja kultury wycenia następująco:

rzeczowe składniki majątku trwałego – według wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe) oraz odpisy z tytułu trwałej utraty wartości,
rzeczowe składniki majątku obrotowego – w cenie nabycia (ewentualnie zakupu) lub koszcie wytworzenia, środki pieniężne – w wartości nominalnej.

Nadwyżki wycenia następująco:

rzeczowe składniki majątku trwałego i obrotowego – według cen ewidencyjnych na podstawie posiadanej dokumentacji dotyczącej ich nabycia lub wytworzenia, a w przypadku braku cen ewidencyjnych – według cen sprzedaży netto możliwych do uzyskania (cen rynkowych), ustalonych z uwzględnieniem stopnia zużycia składnika majątku,

środki pieniężne – w wartości nominalnej.

Przy czym jeśli instytucja kultury prowadzi ewidencję zapasów w cenach ewidencyjnych to równocześnie z ujęciem w księgach rachunkowych niedoboru lub nadwyżki musi wyksięgować odchylenia od cen ewidencyjnych tych składników. W takim przypadku do ksiąg rachunkowych wprowadza się zapisy

przy stwierdzeniu niedoboru:

Wn 340 „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów”,
Ma 241 „Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych” (analitycznie: „Rozliczenie niedoborów”);

przy stwierdzeniu nadwyżki: